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Culinaire International 利用 DocuWare Cloud 简化会计流程

公司规模

Large Corporate

地区

America

国家

United States

产品

DocuWare Cloud

技术栈

Cloud Computing

实施规模

Enterprise-wide Deployment

影响指标

Cost Savings
Productivity Improvements

技术

基础设施即服务 (IaaS) - 云计算

适用功能

人力资源

服务

云规划/设计/实施服务

关于客户

Culinaire International 是一家酒店管理公司，与酒店、场馆和餐厅合作管理餐饮服务和餐饮业务。他们管理餐饮服务方面的日常运营，例如酒店内的餐厅或博物馆的咖啡馆。他们还根据客户的需要提供管理协助。Culinaire 总部位于德克萨斯州，业务遍及 17 个州，拥有 1,800-2,000 名员工。

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挑战

酒店管理公司 Culinaire International 正在处理其中央会计办公室的大量文件。他们每个远程办公地点每周都会发送一个 FedEx 包裹，其中包含应收账款和应付账款文件的副本以供处理。这种工作流程效率低下且成本高昂。在评估外包会计功能或找到基本的数字文档存储库后，Culinaire 意识到他们真正想要的是一个更强大的解决方案，该解决方案具有搜索功能、光学字符识别 (OCR)、数字工作流程以及自动索引和消除纸质文件的能力。

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解决方案

Culinaire 选择实施 DocuWare Cloud 是因为其功能性、灵活性、易用性和价格实惠。每个地点都安装了预编程的 Scanmate i1150 Kodak 扫描仪，并培训员工使用它。远程员工每天登录 Culinaire 的会计门户，输入每天的所有销售额，然后打印报告。该报告用作一批“备份”文档的封面，然后使用与每种文档类型的导入作业相对应的预编程扫描选项对这些文档进行扫描。扫描作业保存到本地文件夹，远程员工可以继续执行其他任务。桌面应用程序在后台运行以监控文件夹，并将文档上传并导入 AR 柜，所有字段都已编入索引。然后，公司办公室审查信息并将其发布到会计系统。

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运营影响

Limited data entry, automated indexing and uploading have streamlined the flow of information, speeding up the accounting process.
The visibility of information changed dramatically for the accounting office - instead of waiting one week, sales documents can now be viewed that very same day.
Digital transparency helps the accounting staff get documents through the approval and closing processes avoiding information bottlenecks.
DocuWare has expanded to the Human Resources department to store personnel files.
The company is now fine tuning this application and just rolled out an on-boarding process using DocuWare Forms—with the goal of simplifying the process for new hires as well as staffers.

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数量效益

Reduced document processing costs dramatically.
Achieved a faster Return on Investment.

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