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HARIBO 利用 DocuWare 简化运营
HARIBO 是一家领先的水果软糖、甘草和泡沫糖产品制造商，需要在所有领域有效运作才能保持其全球市场地位。这需要使用现代文档管理系统。选择 DocuWare 的主要因素是易于集成到他们的 IBM System i (AS/400) 中，以及附近合作伙伴/系统公司的专业知识。他们的 DocuWare 合作伙伴面临着一个特殊的挑战：更换旧的 DMS 并尽可能顺利地迁移数百万个文档。新解决方案的需求概况定义明确。日常业务所需的所有文档（例如客户信函、交货单和发票、采购和物流文件以及工资会计记录）都需要集中采集，只需按一下按钮即可提供给授权员工。目的是以有意义的方式扩展和标准化既定的工作流程。进一步的目标包括扩大全球使用范围，同时将所有公司子公司连接到数字档案；简单的数据和文档迁移过程；以及自动索引所有文档。还需要确保从 ERP 应用程序直接获取存档文档。
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Marcon International 利用 DocuWare 简化船舶经纪流程
Marcon International 是一家船舶经纪公司，专门从事运输船舶，包括拖船、驳船、船员和补给船以及远洋拖船和小型客运渡轮。该公司拥有大量有关全球船舶的信息。尽管在特定时间点只有大约 3,000 艘船舶可供租赁或出售，但 Marcon 积极跟踪大约 17,000 艘船舶和驳船。Marcon 还保留了大约 26,000 条已退出市场的船舶的存档记录信息。该公司维护着一个包含超过 12,000 条记录的客户数据库，并有三名人员专门负责添加、更新和获取这些信息。由于信息量巨大，Marcon 一直使用电子数据管理系统，这是 DocuWare 的前身。
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设施管理中的数字化转型：全服务集团案例研究
设施管理全服务集团是一家提供设施管理领域综合服务的公司，其开票流程效率低下，令其苦不堪言。每个月，分公司都会收集大约 800 份由客户签名的服务工作单，并将其发送到巴特洪堡的财务会计部门。然后，他们会在 Sage ERP 系统中创建并打印发票。工作单会进行分类，然后手动装入信封并寄出。邮寄过程中会浪费大量时间和文件。一项服务可能需要长达 30 天的时间才能开具发票。同时，纸张数量也非常庞大，每月需要填满 30 个活页夹。
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Armonea 利用 DocuWare 简化发票处理
Armonea 是一家医疗保健公司，管理着 132 家机构，为超过 15,000 名老年人提供护理，但该公司在管理非标准化收款发票方面遇到了困难。这些发票并非来自 Armonea 集团的主要供应商，需要手动输入数据并传输到会计系统 Agresso（现为 Unit4 ERP）。这个过程既耗时又低效，占用了可用于其他任务的宝贵资源。
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Levi Strauss：借助 DocuWare Cloud 实现数字化转型
全球纺织公司 Levi Strauss 正在德国进行各种变革，以满足其互联网和生活方式精明客户的需求以及数字商业世界的要求。这包括反映公司全球定位的组织结构以及新 IT 解决方案的引入。2010 年，DocuWare 作为试点项目的一部分在法兰克福的 OTC 部门推出。多年来，积累了大量文件，例如装运单、发票和退货单，需要在未来进行数字化管理。目标是提高处理效率并确保可持续性。在成功实施（包括大量旧文档数字化）后，2015 年的中央欧洲服务中心创造了一种新局面。此时，之前在本地运行的 DocuWare 安装被云解决方案取代，以进一步节省长期成本。
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顶级物业管理公司数字化管理租户信息
Maryland Management 是大巴尔的摩地区一家领先的物业管理公司，该公司一直苦于无法高效地存储和传输租户申请和租约以供公司办公室处理。该公司管理着大约 9,000 套公寓，由于该行业的平均公寓周转率为 41%，该公司在寻找租约副本方面面临困难。在实施 DocuWare 之前，每个公寓社区都负责向公司办公室提交其信贷和租赁申请以供审核。通过快递收到申请后，需要一周以上的时间来处理、归档并通知公寓社区该决定。这导致新老租户不得不等待很长时间才能收到申请状态通知。
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Adams Fairacre Farms 利用 DocuWare 简化发票处理流程
Adams Fairacre Farms 是一家超级农贸市场，在纽约哈德逊河谷拥有四家分店，该公司一直苦于低效的纸质发票处理和价格比较流程。由于不同商店的 100 名经理每周要处理超过 2,500 张发票，缺乏透明度和效率是一个巨大的挑战。该公司需要一种数字解决方案来简化这些流程、提高准确性并提高工作流程速度。
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提供优质住房服务
Mosscare Housing Ltd. 是一家慈善非营利性住房协会，致力于为大曼彻斯特地区的社区和个人提供高质量、高价值的住房服务。其中包括曼彻斯特市、泰姆赛德和特拉福德。Mosscare 成立于 1967 年；如今，该协会管理着大约 3500 栋建筑和公寓。管理这些物业的所有行政维护工作均由 Mosscare 的 100 名员工负责。许多建筑以前是该市的财产。在引入文档管理系统 (DMS) 之前，他们的纸质档案中收集了大约 150,000 页纸质文件。每位 Mosscare 员工都必须能够全面地为潜在租户提供建议。为了实现这一点，公司的所有文档必须能够同时由多名员工轻松检索和查看 - 而无需花费宝贵的时间在同事的办公桌上复印或搜索文档。他们现有的软件 Link2（一种住房物业管理系统）应保留，并且文档应可在此系统内轻松访问。员工们使用大约 70 台运行 Windows 2000 的计算机。他们计划将有关房地产以及现有和有意向的租户的各种信息存储在 DMS 系统中。这意味着需要处理来自各种来源的多种不同类型的文档。不同部门的多名员工也需要访问这些信息。
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SunCoast 血库：从纸质记录转向安全的数字捐献者记录
SunCoast 血库是一家为九家医院提供血液的非营利组织，其纸质记录系统面临挑战。该组织使用异地安全设施来存储纸质记录。但是，记录检索速度很慢，信息无法搜索，长期存储成本难以承受。SunCoast 想要一种数字解决方案，提供安全、无缝的数据访问以及复杂的搜索功能。该组织需要将捐献者的记录存储十年。但是，如果血液无法使用，则必须无限期地存储该记录。如果捐献者在记录中更新了旅行信息，或者测试结果显示血液不适合使用，SunCoast 必须立即修改该捐献者的记录并联系医院找到该血液单位。
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Gartner 拖车服务：利用 DocuWare Cloud 简化运营
Gartner Towing Services 是一家快速发展的德国公司，其服务器容量有限，缺乏内部 IT 管理员。该公司希望不仅存储扫描的纸质文档，而且还要以井然有序的方式存储来自其领先 IT 应用程序的数字文档。其目标是使用统一的搜索词（例如车牌号）只需按一下按钮即可显示与各个业务部门提供的服务相关的所有文档。该公司还希望使管理流程更加高效和透明。
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Mayfair Insurance 利用 DocuWare Cloud 实现文档管理转型
在引入 DocuWare 之前，Mayfair Insurance 背负着堆积如山的纸质文件。每个保单持有人都有一个文件夹，其中包含保单、客户文件、保险对象和福利记录以及与索赔结算相关的大量文件（如评估员报告）。多年来，积累了数千份文件。安全问题也是他们进行数字化转型的一个重要考虑因素。该公司认识到，在发生水灾或火灾等紧急情况时，纸质文件的访问受限存在风险。因此，管理层决定立即引入数字文档管理系统 (DMS)。
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BMK Group 利用基于云的文档管理系统简化会计流程
BMK 集团是一家领先的表面涂层和浸渍材料制造商，其会计系统面临挑战。该公司的簿记工作最初外包给一家外部税务咨询公司。然而，在收购了一家拥有自己会计部门的公司后，他们开始为整个集团做会计工作。这个全球运营的部门经常在处理应付帐单时遇到困难，因为这些发票来自不同地点，最终以不同的方式到达会计部门。有些是扫描后通过电子邮件发送的，有些是员工在出差时随身携带的，还有很多是通过邮件发送的。因此，文件经常丢失或迟到，因此他们很少能享受提前付款折扣。
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Ahembo 饮料公司利用 DocuWare Cloud 简化会计流程
Ahembo 是一家位于加那利群岛的饮料公司，该公司每年收到超过 30 万张发票，管理起来非常吃力。该公司收到的发票格式各异，地点也各不相同，导致处理过程严重延误。纸质文件经常丢失，电子发票被忽略，一些文件重复，导致过账和付款不一致。该公司决定实施电子解决方案，以简化流程并提高效率。
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罗伯茨卫斯理学院利用 DocuWare 简化招生和注册流程
罗伯茨卫斯理学院面临存储问题，招生和注册记录存储在学院主办公室的文件柜中。校园各栋建筑的各部门之间共享信息并确定所用文档是否为最新版本非常困难。学院的管理团队还希望通过自动限制信息访问来更轻松地满足《家庭教育权利和隐私法案》（FERPA）中概述的隐私要求。他们的其他目标是降低打印和存储成本，以及通过简化招生流程来帮助增加入学人数。
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世伟洛克曼彻斯特公司利用 DocuWare 实现业务运营数字化
世伟洛克曼彻斯特公司是一家领先的流体系统解决方案供应商，由于其所有纸质行政和物流流程的文件数量不断增长，该公司面临着巨大的挑战。工作流程变得越来越耗时且成本高昂。管理文件的成本是每位员工每天 30 分钟。该公司不得不在每个季度的周末加班来处理失控的纸质档案。管理团队意识到是时候采取行动了，并决定实施数字解决方案来管理不断增长的文件量。
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德国红十字会 - 乌尔姆
德国乌尔姆的德国红十字会面临着文件管理方面的重大挑战。该组织提供广泛的服务，包括紧急救援、家庭护理、捐助者管理和会计，处理大量文件。每年，大约有 65,000 份文件需要安全存储。这些文件被收集在活页夹中，并放在各个员工办公室的架子上。较旧的文件存放在地下室的防火柜中。然而，由于该组织的收入在过去五年中几乎翻了一番，导致记录数量增加，空间变得越来越紧张。搜索旧文件特别困难，需要员工翻遍地下室，甚至爬上梯子才能找到某些记录。此外，处理发票的流程效率低下，每张发票都要打印多份副本并单独归档。
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Propel Schools 利用 DocuWare 简化发票审批流程
Propel Schools 是一家非营利性特许学校联盟，其发票审批流程面临挑战。联盟中的每所学校都订购和接收自己的用品，但审批由中央商务办公室处理。发票、装箱单和采购订单通过办公室间邮件发送到那里进行处理。会计部门将采购订单和装箱单与每张发票进行匹配，并复印需要审批的发票。然后，这些文件又通过办公室间邮件发送以供审批。许多发票需要多次审批，因此文件经常在各个办公桌之间传递。这个过程既耗时又低效，导致发票审批和付款延迟。
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Sigma Financial：提供个性化、高效的客户服务
Sigma Financial 是一家提供全方位服务的顶级金融经纪交易商，它面临着与文档管理相关的多项挑战。每天早上，收发室的工作人员必须打开 100-150 个隔夜信封，其中包含 220-250 份长度为 8-10 页的销售表格。“原件”被发送到合规部门进行审批，一旦获得批准，表格将发送到销售处理部门，该部门通过隔夜邮件将“原件”发送到相应的基金公司。“副本”被发送到佣金部门，在那里，信息被手动输入到 Sigma 的佣金程序中，为销售代表提供销售信用。然后，销售代表将“副本”以销售代表的名义归档到 Sigma 的专用文件室。存储在那里的大多数记录需要保存七年，一些文档类型需要无限期保存。处理销售表格至少需要两天时间。平均文档检索时间为每份表格 10-15 分钟，通常每天要访问 20-30 份表格。由于 Sigma 的所有公司员工都可以访问档案室，因此检索、重新归档和跟踪已提取的文件变得更加困难。此外，Sigma 的空间已经不够用，需要增加额外的归档空间和人员。
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宜家奥地利：快速控制纸张泛滥
由于公司的发展，中央会计办公室面临着归档和存储大量纸张的艰巨任务，而这些纸张的存储变得越来越困难。例如，六家商店都会收到发票。在引入 DocuWare 文档管理系统之前，发票会被复印并邮寄到总部，然后按字母顺序和商店进行分类。不幸的是，这些包裹有时会丢失，大多数文件需要保存七年。宜家决定，文档管理系统将为他们提供所需的解决方案。
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BEGO Dental Company：通过创新获得优势
BEGO 是一家位于德国不来梅的牙科公司，其文档管理面临挑战。该公司必须满足严格的生产、研究和开发要求，以及行政和信息管理要求。牙科行业的企业必须履行大量的文档义务。BEGO 花费大量时间搜索文档和相关的日常文书工作，尤其是当客户有后续问题时。归档各种文档非常耗费人力。他们的文档存储空间不足。询价、发票、交货单和报价都保存在传统的纸质文件中，文件柜里堆满了文件。他们迫切希望节省维护笨重文件所需的人力和费用。
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Value Place 连锁酒店：更好的报告提供价值
Value Place 是一家经济型长住连锁酒店，其应付账款 (AP) 流程一直存在问题。该公司手动将应付账款发票信息输入其 MAS 90 会计系统，将纸质文件发送给相关人员进行审批，然后进行纸质文件归档。这个过程非常耗时，而且容易出错，文件经常丢失或归档错误。由于需要将发票邮寄到全国各地进行审批，审批和付款流程通常需要两到三周时间。Value Place 计划将其会计信息从 MAS 90 系统迁移到 MAS 500 系统，并且需要实施一个可以与新会计系统完全集成并推广的文档管理解决方案。
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DAF 卡车：通过 DocuWare 提高质量
DAF Trucks 是美国 PACCAR 公司旗下的子公司，在管理会计部门时面临巨大挑战。该部门文书工作繁重，平均每月打印两次 50,000 张外发发票，并转发给内部处理点和全球约 1,000 个贸易伙伴和服务办事处。在处理每年收到的 450,000 张纸质和 EDI 格式的应付发票时，情况更加复杂。审计链涉及三个检查点：仓库收货、检查订单中所有物品是否符合预期以及发票价格是否正确。然而，在约 20% 的案例中，至少有一项检查点未完成，导致每年约有 90,000 起案例，员工必须咨询相关专业部门，并通过邮寄方式将发票副本发送到全球分支机构以追踪信息。
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Jaya Apparel Group：为成功而设计
Jaya Apparel Group 是一家为高端精品店和大型百货公司设计并制造服装的公司，它面临着多项挑战。该公司能够以电子方式处理订单，但除了将信息打印出来并归档到银行文件箱中之外，没有其他方式来存储和管理信息。这种纸质流程意味着，客户采购订单、提货单、提货单、发票、装运清单等文件中包含的重要信息难以检索。调查应收付款差异是一个复杂的过程，通常非常繁琐，以至于公司无法反驳客户索赔。该公司需要一个电子文档管理系统来改进其工作流程，通过多步骤流程传送文档，而无需使用电子邮件。该解决方案需要与其基于 AS/400 的 ERP 系统集成，并能够自动索引和归档 EDI 传输，以及作为将要扫描和导入的手写文档的存档。
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LKH 费尔德基希地区医院
医疗保健系统陷入了僵局，政府支持逐渐消失、成本不断上升、人口老龄化以及跟上医疗进步的开支不断增加。这迫使该领域的每个人都寻找创新的新方法来改进工作流程。奥地利福拉尔贝格州的费尔德基希地区医院很早就认识到了对现代 IT 系统的需求。到 1995 年，他们已经实施了 Patidok 电子医疗信息管理系统 (HIMS)。然而，只有当纸质文件完全集成到电子信息流中时，HIS 才能达到最高效率。因此，他们在 2002 年决定完全转换为电子病历。这样做的基本要求是添加电子档案。
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BUTEC：顾问知识库
BUTEC 是一家领先的咨询公司，业务涉及环境保护、质量管理和工作场所安全，在管理不断增长的文件量方面面临挑战。公司不断增长的客户群和提供长期咨询服务的趋势导致信息量激增。搜索纸质档案变得越来越繁琐，导致重复劳动和检索时间过长。即使创建中央归档流程也不足以缓解这些问题。该公司需要一个能够有效管理其文件并提供灵活知识库的解决方案。
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Culinaire International 利用 DocuWare Cloud 简化会计流程
酒店管理公司 Culinaire International 正在处理其中央会计办公室的大量文件。他们每个远程办公地点每周都会发送一个 FedEx 包裹，其中包含应收账款和应付账款文件的副本以供处理。这种工作流程效率低下且成本高昂。在评估外包会计功能或找到基本的数字文档存储库后，Culinaire 意识到他们真正想要的是一个更强大的解决方案，该解决方案具有搜索功能、光学字符识别 (OCR)、数字工作流程以及自动索引和消除纸质文件的能力。
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阿拉伯伊斯兰银行利用 DocuWare 简化运营
在引入文档管理系统 (DMS) 之前，阿拉伯伊斯兰银行 (AIB) 的每个分行都有自己的纸质档案。这导致效率低下，因为客户服务人员通常不知道哪些客户文件已经可用，哪些文件仍需提供。这导致客户经常被多次要求提供相同的信息，或者必须从外部请求这些文件。鉴于 AIB 每天进行数百笔交易，这导致了严重的延迟。另一个挑战是跨部门文件审批。合同和申请由各个部门审查，纸质文件的转移（尤其是在分行和总部之间）效率低下。
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冠状病毒封锁期间，Rebel Refrigeration、AC & Plumbing 升级至全面数字化
总部位于拉斯维加斯的服务提供商 Rebel Refrigeration, AC & Plumbing 已部分实现无纸化办公，其承包商在某些业务领域使用 iPad 和数字发票。但是，某些运营方面仍需要在纸上打印发票。由于新冠疫情而下达的封锁令，该公司的办公室不得不关闭。员工在家办公，但他们无法在办公室访问纸质文件，处理工作也落后了。该公司需要一个解决方案来切换到数字化，以确保业务连续性和运营完整性。
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Norbert Dentressangle (Christian Salvesen) 案例研究
Norbert Dentressangle 是西班牙物流行业的一家领先公司，每月管理超过 90,000 份纸质记录，面临诸多挑战。该公司在注册、存储和检索文档这一耗时流程中苦苦挣扎。该流程非常耗费人力，因此需要两名全职员工专门处理传入的文档。此外，客户咨询和外部办事处的请求导致进一步的延误和效率低下。该公司需要一种解决方案，不仅可以减少与文档管理相关的时间和成本，还可以通过提供对文档池的轻松访问来改善客户服务。
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洛姆波克谷心血管中心
随着诊所的不断发展，每年治疗的患者越来越多，LVCC 花费了大量的时间和金钱来归档和存储患者记录。每接收一名新患者，就意味着要处理、跟踪和存储更多的记录。患者记录不仅难以管理，因为记录量很大，而且由于 LVCC 需要将这些记录保存七年，他们不得不将多余的记录保存在异地存储设施中。该办公室面临的另一个问题是，为医生准备每日患者记录是一项劳动密集型任务。鉴于患者和记录的数量，检索文件变得越来越困难。此外，该中心的传真机生成了大量需要管理的纸质信息。每天，办公室都会收到患者的医疗记录、转诊、处方和心电图请求。
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