设施管理中的数字化转型：全服务集团案例研究
公司规模
Mid-size Company
地区
- Europe
国家
- Germany
产品
- DocuWare Cloud
技术栈
- Sage ERP system
实施规模
- Enterprise-wide Deployment
影响指标
- Productivity Improvements
- Cost Savings
技术
- 基础设施即服务 (IaaS) - 云计算
服务
- 云规划/设计/实施服务
关于客户
All Service Group for Facility Management 是一家提供设施管理领域综合服务的公司。该公司负责为遍布德国的 All Service Group 处理财务和会计等行政任务。为了能够快速、高效且经济地开展工作，该公司有针对性地使用了文档管理等数字技术。该公司正在寻找一种解决方案来自动化工作流程，以便更快地处理发票并更好地了解其流程的流程。
挑战
设施管理全服务集团是一家提供设施管理领域综合服务的公司，其开票流程效率低下，令其苦不堪言。每个月，分公司都会收集大约 800 份由客户签名的服务工作单，并将其发送到巴特洪堡的财务会计部门。然后，他们会在 Sage ERP 系统中创建并打印发票。工作单会进行分类，然后手动装入信封并寄出。邮寄过程中会浪费大量时间和文件。一项服务可能需要长达 30 天的时间才能开具发票。同时，纸张数量也非常庞大，每月需要填满 30 个活页夹。
解决方案
该公司引入了带有中央档案的文档管理系统 (DMS)，以实现工作流程的自动化。签署的工作单在分支机构中被打上条形码，扫描后存储在数字文档池中，并添加附加信息，然后转发开具发票。然后，文档会出现在巴特洪堡处理部门的任务列表中，并可在集成的 Sage ERP 系统中为相应的会计月份开具发票。每份文档都包含所有重要信息，文本也可以从工作说明复制到发票中以进行进一步说明。发票一经发出，就会集中归档。每天一次，发票和相应的工作单会以 PDF 文件的形式下载，并通过电子邮件发送给外部服务提供商，然后外部服务提供商通过邮寄或电子邮件将其发送给客户。
运营影响
数量效益
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