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在 DocuWare 的帮助下将部门迁移到内部
Oaklawn 是一家心理健康治疗机构，该机构希望将其患者财务服务部门从外包部门转变为内部部门。他们需要一种易于安装、学习和日常使用的解决方案。该解决方案不应妨碍新部门的工作流程或占用有限的办公空间。他们需要一种总拥有成本较低的解决方案，以帮助他们满足《健康信息可携性和责任法案》（通常称为 HIPAA）定义的隐私和访问要求。此外，该系统需要灵活且能够在整个组织内推广。
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银行利用基于云的数字工作流程和安全文档存储实现 AP 流程改进
东南国家银行 (SENB) 的应付账款部门依赖于耗时的纸质系统。该流程涉及复印和在分支机构之间运送文件以供批准。这不仅费力，而且大大减慢了发票审批流程。该银行准备改进其会计流程并简化其工作流程。他们正在寻找一种提供灵活性、安全性和快速上手时间的解决方案。
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AlphaPet Ventures 利用 DocuWare Cloud 简化会计流程
AlphaPet Ventures 是一家总部位于慕尼黑的初创公司，专门生产优质宠物食品，在管理会计流程方面面临着巨大的挑战。该公司每天处理数千份订单，其管理收到的发票的系统很混乱。一些发票以 PDF 文件的形式存储在服务器上，而另一些则以纸质形式保存，每周发送给外部会计部门。随着公司的发展和与另一家初创公司的合并，纸质发票的数量大幅增加，而以 PDF 格式存储发票被证明是低效的。获取公司负债概况变得越来越困难和耗时，而这对于管理现金流至关重要。
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医疗保健领域的数字化转型：opta 数据集团实施 DocuWare
opta data group 是一家为医疗保健行业公司提供支持的公司，其发票处理面临挑战。他们每月收到 3,500 多张应付发票，大部分是纸质发票。这些发票记录在 Excel 中，并发送给负责的部门和地点进行审批。由于审批流程多阶段，且发票基本分为多个金额并分配成本中心，因此处理时间很长。在审批过程中，会计部门也缺乏对处理状态的概览或透明度。搜索信息也花费了大量的时间和精力。
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Rawlings Sporting Goods 凭借云文档管理取得巨大成功
Rawlings Sporting Goods Company 是美国一家领先的体育用品制造商和营销商，它在管理定制订单和有效地向供应商传达订单信息方面面临挑战。该公司需要一种解决方案，能够将定制规格和图稿与原始订单联系起来，并与世界各地的供应商共享此信息。该解决方案还需要维护版本控制，并允许与全球供应商共享文档和文件。该公司的客户服务团队与客户合作，打造定制产品，如服装、制服、运动器材和其他授权商品。由于每个订单都需要管理大量信息，因此很难跟踪所有详细信息并确保可以随时访问正确的信息。
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Talbot Marketing 利用 DocuWare 实现销售订单流程自动化
Talbot Marketing 是加拿大最大的促销产品、企业服装和制服供应商之一，该公司在处理手动、纸质销售订单流程时遇到了困难。该流程需要使用马尼拉信封（称为票据）来收集与订单相关的所有文件。这包括从初始订单到艺术品审批、运输和开票的所有内容。然后，票据被从一个部门转移到另一个部门。这种方法耗时、容易出错，并且使文档检索变得困难。管理团队无法有效地管理现金流、平衡工作量、避免瓶颈并确保没有订单丢失或停滞。
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组织联盟利用 DocuWare Cloud 简化运营
组织联盟是一家提供多种服务的社区社会健康机构，近 10 年来一直在使用 DocuWare 本地解决方案，但只使用了基本功能。IT 总监 Michael Serrano 希望审查并进一步利用 DocuWare 解决方案。结果，他了解到迁移到 DocuWare Cloud 可以获得更多功能。他向部门主管和员工讲解了云的工作原理。挑战在于打破“如果软件不在本地，它就不安全”的误解。当他解释了信息是如何加密和传输的之后，每个人都纷纷加入进来。向云解决方案的迁移于 2020 年 4 月初开始，当时工作人员正因 COVID-19 而适应在家办公。
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使用 DocuWare 将温德姆镇数字化
温德姆镇的镇书记官办公室拥有 300 名员工，负责存储和维护该镇各部门的所有记录。这包括处理和存储该镇 16,000 名居民的文件，例如机动车和船只登记、狩猎和捕鱼许可证、人口普查维护以及结婚、出生和死亡证明。该办公室还保存选举和选民记录、董事会会议记录和历史文件，严格遵守该州关于妥善保留记录的规定。这些记录以实物形式存储在保险库室内堆放在金属架子上的贴有标签的纸板箱中。工作人员手动归档和搜索记录，每月花 7 到 10 天时间整理文件。
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Contract Vehicles Limited 利用 DocuWare 简化运营
Contract Vehicles Limited (CVL) 是英国一家领先的车队管理服务提供商，由于业务增长，该公司收到的应付发票和运营文件数量大幅增加。几年内，文书工作量增加了两倍，达到约 100,000 份，即使增加了员工，该公司也难以管理这些文件。该公司意识到，文档管理系统对于维持其性能和质量标准至关重要。该系统需要合并各种文档类型和格式，实现快速搜索和处理，允许基于权限的互联网访问，并以高安全性满足所有法律要求。
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Pharmigon 实施 DocuWare 以实现符合 GMP 的质量管理
Pharmigon 是一家专门生产针对特定患者且高度专业化的肿瘤靶向治疗制剂的制造商，其运营场所是最先进的洁净室实验室。该公司必须遵守良好生产规范 (GMP)，因此必须对文档进行细致的处理和归档。所有文档（包括工作说明、表格和计划）都必须进行版本控制并遵循定义的生命周期。此外，还必须创建记录并在指定期限内存档，并防止篡改或操纵。该公司多年来一直依赖数字文档管理，但需要一种能够与其现有药房管理系统无缝集成的解决方案。
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Advantage Credit, Inc. 利用文档管理解决方案转型为远程企业
Advantage Credit, Inc. (ACI) 的工作流程繁重，无法灵活地进行远程工作，因此面临着较高的员工流动率。随着员工队伍的成熟，公司总裁 Don Unger 意识到提供远程工作有助于留住高技能员工。然而，由于每位员工都需要访问大量的纸质文件和记录，因此从纸质文件到数字文件的过渡是一个挑战。该公司需要一个安全的文档管理解决方案，可以将纸质文档数字化，安全地归档，并随时随地提供快速检索、协作、编辑和其他操作。
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巴伐利亚网球协会利用 DocuWare 云解决方案简化行政流程
巴伐利亚网球协会 (BTV) 是德国最大的体育协会之一，该协会于 2020 年开始现代化之旅。作为该计划的一部分，他们旨在提高其结构效率、改善工作流程并加快协调和决策流程。该协会正在寻找一种解决方案，以帮助他们重新设计其管理流程并提高其效率。他们想要一种易于计算、安装和维护工作量最少且提供广泛定制选项的解决方案。
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废弃物管理的数字化转型：Entsorgungsservice Meindl 案例研究
Entsorgungsservice Meindl 是德国一家领先的废物清除和回收服务提供商，它面临着管理大量文件以满足严格法律准则的挑战。对于每个处置订单，所有过渡文件和随附文件都必须以审计防篡改的方式归档。除此之外，他们还必须管理常见的发票和交货单。所有这些文件的处理涉及大量手动工作，每天最多有八名员工参与文件分类和归档。如果需要单个文件用于信息目的，则必须从文件夹和文件柜中检索它们。这导致他们决定通过引入文档管理系统 (DMS) 来数字化流程并实现快速访问文档。
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Packaging Specialties Inc. 利用 DocuWare 实现运营数字化
Packaging Specialties Inc. 是一家可持续薄膜包装解决方案提供商，该公司希望将其运营数字化，作为其环保使命的一部分。该公司希望减少纸张使用，节省邮寄和印刷材料及成本。该公司以前依赖于存放在存储柜中的纸质文件，这不仅不环保，而且效率低下且成本高昂。该公司需要一个可以在多个部门实施的解决方案，包括会计、人力资源、销售、客户服务和维护。
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iScan：通过文档管理为残障人士提供帮助
iScan 是 Humanim 创办的一家社会企业，提供文档管理服务并雇用残障人士。该公司为约 70 家企业客户提供服务，包括马里兰州机动车管理局和马里兰州卫生部，每年扫描 1000 万到 2000 万张图像。然而，索引大量发票和其他文件的过程很容易出现人为错误，尤其是在输入长字符串时。该公司需要一种不仅可以加快操作速度，还可以消除这些错误的解决方案。
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Lohmiller & Company/Carrier West 使用 DocuWare 改进工作流程
总部位于丹佛的暖通空调解决方案提供商 Lohmiller & Company/Carrier West 的运营严重依赖纸质文件和电子邮件通信。该公司将大量纸质文件存储在文件柜中，占用了办公空间，并且文件检索非常耗时。该公司还面临着任务导向型请求在电子信息海洋中被忽视的挑战。该公司之前曾因病毒感染而丢失了内部电子存储系统，这使得他们不愿意放弃纸质文件。
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豪尔赫·塔德奥·洛扎诺大学利用 DocuWare 实现数字化转型
哥伦比亚私立大学豪尔赫·塔德奥·洛萨诺大学 (Jorge Tadeo Lozano University) 正在努力整合其机构档案，并将大部分文件（如入学、录取和注册记录、成绩和成绩单）数字化，以便以数字方式访问。该大学希望扩大该系统的使用范围，包括内部和外部流程，从而能够在单一通信窗口从初始注册开始跟踪记录。该大学还打算将 DocuWare 与现有的 IT 应用程序和哥伦比亚批准的电子签名系统集成。
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欧文斯集团利用 DocuWare 实现数字化转型
欧文斯集团 (Owens Group) 是一家在英国全国范围内运营的知名快递和运输服务公司，该公司希望对其订购系统和内部工作流程进行数字化转型，以批准收到的发票。他们希望让员工能够更轻松、更快速地完成常见的业务流程，提高控制力和可追溯性，减少对纸质文件的依赖，并提高流程的透明度。他们还希望让员工能够更轻松地访问文档和数据，并需要能够随时查看订单在系统中的位置，以便他们可以通过笔记本电脑、手机和平板电脑以数字方式查看、批准或取消相关文档。目标是提高采购和财务部门的效率。
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保修管理解决方案助力成功
Randy Shepard & Associates, Inc., (RS&A) 专门为全国的新车经销商处理保修索赔。他们处理保修索赔的方式是审查每项索赔是否符合制造商要求、应用正确的代码、输入数据并确保每项索赔都向制造商提交适当的文件。他们还负责纠正被拒绝的索赔并重新提交索赔，并为客户提供索赔付款确认。但是，管理这些索赔非常耗时，尤其是如果需要验证前一天或前一周的文件时。随着业务的增长，RS&A 希望加快与处理纸质文件相关的业务流程，并更快、更轻松地以电子方式查找任何索赔。
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为客户和自己实施最佳实践
东芝商务解决方案公司是一家遍布全美的全资办公设备经销商网络，该公司希望简化其销售订单流程，从订单开始到付款。该公司希望实施一种文档管理解决方案，以简化多个部门的信息访问，加快处理订单所需的时间，并与 Oracle ERP 系统和 Salesforce CRM 系统集成。该公司还希望创建完整的审计跟踪并标准化不同地点之间的程序。任务包括简化工作流程、简化信息访问和加快订单处理时间以改善应收账款周转天数。
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SRC 招聘有限责任公司
总部位于新加坡的招聘机构 SRC Recruitment 因其纸质文档管理系统而面临诸多挑战。该公司必须手动对收到的文档进行分类，并将其存储在两个不同地点的收银机中。这导致打印成本高昂，并且难以控制已归档的纸质文档。员工很难快速确定文档存储了多长时间或上次更新时间。此外，纸质档案占用了大量空间，考虑到新加坡的高昂建筑成本，这是一个大问题。该公司需要一个解决方案，使他们能够完全数字化其文档处理和存储流程。
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QSAC 使用 DocuWare 增强文档安全性和工作流程
QSAC 是一家为患有自闭症的儿童和成人提供支持的非营利组织，在监控其复杂的会计流程、拨款和捐赠资金方面面临挑战。该组织拥有 1,500 多名员工，预算为 5500 万美元，因此拥有一个强大的系统至关重要。该组织之前投资了一个文档管理系统，但该系统缺乏所需的复杂功能。QSAC 想要一个可以与其现有的财务和会计软件 FundEZ 集成的解决方案，以提高文档安全性、创建自定义的复杂审批工作流程并增强功能技能。
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Mercury Air Group 的 MercFuel 利用 DocuWare 简化会计流程
Mercury Air Group 的 MercFuel 是位于洛杉矶的一家分部，提供喷气燃料、航空货运服务、运输和支持服务，其会计流程面临挑战。该公司每年为飞机和机场加油站购买和转售超过 4 亿加仑的喷气燃料。凭借超过 1,000 家第三方燃料供应商的网络，该组织每月处理超过 12,000 张发票。转向数字系统的决定源于对更精简的核心业务流程的需求。会计交易可能变得非常复杂 - 例如，一张燃油票可以在多个供应商之间生成多张应付和应收发票。MercFuel 可能必须等待从其所有供应商处获得发票，然后才能向自己的客户开具发票。
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WeberHaus GmbH & Co. KG：您的梦想之家
WeberHaus 是一家德国预制房屋制造商，专门为客户建造定制房屋。此过程会为每个建筑项目生成数百份文档，这些文档之前以纸质形式存档并以数字形式保存在网络驱动器上。每年大约有 750 个新建筑项目，因此至少需要将大约 2000 个活页夹从一个部门传递到另一个部门。在 Windows 驱动器中存储越来越多的电子邮件以及在 Windows 文件系统中搜索文档的复杂过程需要耗费大量的管理精力和时间，这些都是巨大的挑战。我们的目标是为参与此过程的任何员工开发一个一致的存储系统，让他们能够以最少的时间和精力无损地存储所有与项目相关的文档。
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确保低商业成本
Smart Choice® 的任务是将每个承运商的佣金报表输入其会计系统，以生成佣金支票，以及显示众多承运商和代理商佣金分成的报告和报表，这让该公司不堪重负。这一纸质流程需要一支由四到五名数据录入员组成的团队，他们还需要花大约一周的时间将报表折叠并装入信封，以便在合同规定的每个月 15 日之前签发这些报表和支票的最后期限之前完成。该公司知道他们需要实现这一工作流程的自动化——尤其是在公司不断发展的情况下。
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林地信托：实现无纸化办公并植树造林
英国林地保护慈善机构 Woodland Trust 面临的挑战是如何以法院合法接受的格式管理和存储其法律文件。他们还在寻找一种可以与其 CRM 和会计系统集成的解决方案，并为在家办公的员工提供轻松访问重要信息的机会。该组织计划搬到一座新的、更现代化的大楼，他们预计那里的存储空间会更少，这促使他们开始评估文档管理解决方案。任务包括减少存储空间、创建“合法可接受的”电子文档档案、与在家办公的员工共享信息，以及将文档管理系统与组织的 CRM 和会计系统集成。
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DocuWare 云在斯图加特土木工程办公室的实施
斯图加特的土木工程办公室承担了监督罗森斯坦隧道建设项目的艰巨任务。该项目于 2013 年启动，预计 2020 年完工，涉及在罗森斯坦公园和威廉玛动植物园部分区域下方修建一条隧道。该项目还涉及拆除现有的交通区域，将其替换为绿地，以方便居民前往内卡河岸。挑战在于创建一个数字档案，使土木工程办公室和相关工程办公室能够每天访问所有相关文件。然而，所有参与方都有自己的安全 IT 网络，这严重限制了它们之间的数据交换，因此在其中一个地点进行本地安装并不切实际。
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使用 DocuWare 规划未来
ADMIN Partners LLC 是一家第三方退休计划管理机构，在处理复杂的纸质文件处理流程时遇到了困难。该公司的客户服务总监 Maria SpeeneyJohnson 每天都会收到数百份文件，她需要手动记录这些文件并将其亲自交给员工。这个过程非常耗时，拖慢了整个客户服务团队的工作速度。为了满足客户安全规定，他们需要将文件室锁起来，这进一步阻碍了他们的工作流程。ADMIN Partners 希望实施一种解决方案，可以管理所有类型的文件，包括传真、邮件、电子邮件和电子数据文件。他们需要一个可定制的系统来满足他们的业务流程和文件类型，可以将纸质流程转变为具有自动化工作流功能的数字流程，并具有强大的安全功能，帮助他们安全地存储和以电子方式传递信息，同时跟踪和限制谁可以访问每种类型的文档。
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文件正义
宾夕法尼亚州最高法院纪律委员会是一个独立的道德组织，由于联邦拥有大量律师，该委员会在管理和准确存储大量信息方面遇到了困难。纪律委员会最大的部门纪律顾问办公室 (ODC) 每年调查 4,500 至 5,000 起针对律师的投诉，并在适当的情况下起诉，从而导致私人或公共纪律处分。委员会秘书办公室负责保存导致听证或纪律处分的任何案件的官方记录等。律师注册办公室负责收取律师注册费并保留每位律师年度注册表的副本。会计和人力资源办公室负责处理基本业务职能。在评估其业务实践后，委员会决定需要修改其部分流程，以提高效率，更好地管理其文件并为会计办公室和 ODC 创建易于审查和审计的审批流程。
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DocuWare 让洪都拉斯的银行业务变得更加便捷
洪都拉斯领先的金融集团阿特兰蒂达银行 (Banco Atlántida) 的文档管理系统面临挑战。在实施 DocuWare 之前，银行文档通过信函袋传输到中央办公室，然后进行缩微胶卷处理。纸质文档随后在银行拥有的异地仓库中存储 5 年，按日期、分行名称和文档类型进行装箱。由于银行无法快速访问文档，此过程导致客户服务不佳。他们经常不得不处理杂乱无章的错放文档、质量低劣的缩微胶卷以及不断维护缩微胶卷设备的需要。该银行的首席运营官认为，迫切需要转向无纸化办公室，以解决他们目前的困境。
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