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ROTEX 加热系统案例研究
ROTEX Heating Systems 是一家供暖系统制造商，其发票授权流程面临挑战。该公司每天收到大约 150 张应付帐款发票，每张发票都需要四人来验证。此流程将以前通过内部邮件系统分发发票和收集签名的方式推向极限。当员工生病或休假时，发票会堆积在他们的邮箱中，导致某些工作流程步骤需要数周而不是数天才能完成。同时，中央管理部门经常无法追踪所有东西的去向。因此，该公司很少能够利用早期折扣付款。此外，搜索提案、订单确认或合同以及每个人日常工作所需的文件也浪费了大量时间。
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安全处方：Profusio Leipzig 的 DocuWare 实施
制药商 Profusio Leipzig 需要创建有关生产过程的全面文档和协议，并且必须在药品有效期结束后至少保留 5 年。这导致每年必须归档超过 450,000 页的生产、质量控制和发布文档，每天增加 1,500 页。该公司需要一个解决方案来更好地处理此文档量并能够根据需要快速查找文档。该公司还希望通过完全无纸化来节省自然资源。文档安全是药品制造的关键方面。
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Mengali Accountancy 利用 DocuWare 简化工作流程
Mengali Accountancy 是一家精品 CPA 公司，该公司希望简化工作流程、改进欺诈预防并过渡到无纸化办公。该公司正在处理通过邮件收到的大量文件，然后手动扫描、索引并通过预定义的工作流程进行路由。这个过程非常耗时，涉及归档和重新归档纸质文件的繁琐任务。该公司还希望按任务和客户划分工作量，并将其与每位员工的技能组合相匹配。他们的目标是将基本的交易流程分配给初级员工，从而让高级会计师腾出时间处理更复杂的任务。
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MANN Energie：经济和生态效益
MANN Energie 是一家木质颗粒和生态电力专家，其办公室中有大量纸张废物。这不仅占用了大量的存储空间和组织工作量，而且与公司的环保理念相悖。他们正在寻找一种解决方案来重组业务流程，节省空间和员工时间，并做出环境可持续性的选择。他们需要一个文档管理系统 (DMS)，可以处理公司每天以电子方式生成的各种文档和信息。他们的目标是大幅缩短处理时间，尤其是对于基于纸张的工作流程。
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SCHERDEL 集团：为未来做好准备
SCHERDELGroup 是汽车行业的领先供应商，由于业务的迅猛发展，该公司面临着众多组织挑战。该公司一直使用机械循环归档系统来存储和管理其德国总部的业务文件。然而，当纸质文件在 90 年代末达到容量上限时，管理团队开始认真考虑文档管理。越来越多的纸张和日益全球化的业务性质要求必须有一种解决方案，可以将纸质信息转换为可供全球员工使用的集中存储信息。他们想要一种文档管理解决方案 (DMS)，这是一种安全的投资，可以跟上公司动态发展的步伐。模块化和灵活性也是首要任务——与他们现有的多样化应用环境（包括定制的 ERP、CRM 和会计软件）集成尤为重要。
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GOETTFERT 材料测试设备
GOETTFERT 是一家领先的塑料和橡胶行业流变测试设备制造商，其文档管理面临挑战。该公司必须处理大量文档，例如电子邮件、纸质文档、图纸、电话记录、客户信函、订单、提案、订单确认书、装运单和发票。这些文档需要汇总、共享和存储，这是一个耗时的过程。该公司正在寻找一种解决方案，以减少在文档管理上花费的时间和精力并提高效率。
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国家旅游局 - 巴特布吕克瑙温泉
巴伐利亚州政府拥有的巴特布吕克瑙温泉州旅游局每月要处理大量文件，总计约 5,000 份。这些文件包括合同、法规合规表格、发票以及用于管理活动和游客设施的文件，都需要阅读、处理和存储。许多文件必须按时间顺序完成，这是工作流程的一部分，而且多个部门需要访问这些文件。所有记录都收集起来并放在活页夹中，以便于在各个工作站附近检索，然后最终被存放到主厅地下室的皇家厨房。搜索旧文件需要很长时间，这尤其令人厌烦。新的法律保留要求意味着他们的纸质档案很快就满了，无法再添加。
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亨利埃塔镇利用 DocuWare 简化文档管理
位于纽约州门罗县的亨利埃塔镇面临着严重的记录保存问题。纸质文件以高昂的速度填满了现场和场外的存储设施。这些文件包括镇会议记录、规划和分区案卷、登记表、索赔和诉讼，所有这些都需要永久存档。在文件柜和保险库中搜索重要文件已成为一项艰巨的任务，而场外文件存储和检索的费用正在不断增加。该镇的 IT 协调员认识到，实施文档管理系统将解决他们的纸质文件问题。当务之急是找到一种可以无缝集成现有软件（如 RPS（纽约州不动产税系统）、BAS 的市政文员许可系统和 ABBYY）的解决方案。
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敏锐的品质嗅觉
Nobilis Group 是全球独家香水的成功销售合作伙伴，由于业务快速增长以及订单处理用纸量的增加，该公司面临着诸多挑战。大多数订单仍通过传真发送，必须手动分类，这非常耗时。跨部门处理纸质收款发票的流程同样复杂。目标是将订单和发票文件完全数字化。作为中央电子文档池，要实施的 DMS 旨在安全地归档和管理所有类型的收发文件，甚至包括人事记录和其他机密业务文件（如合同）。
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UTi United States, Inc. 案例研究
UTi United States, Inc. 是一家家族企业，负责处理美国和墨西哥之间国际贸易的所有方面。他们代表客户协调并向美国和墨西哥海关机构提交必要的文件。每笔进出口交易都伴随着许多文件，其中可能包括：海关表格、发票、原产地证书、提单和其他有助于完成交易的文件。必须保存每笔交易的文件以满足海关规定以及响应后续活动。由于有 200 个活跃客户，UTi 经常收到有关进出口交易的问题。客户查询和办公室内部活动的完成要求员工查看与货物相关的一个或多个文件。UTi 了解到，文件的电子存储或文件成像为员工在业务流程中经常参考许多不同文件的公司带来了许多好处。
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办公家具制造商的文档管理
Sedus Stoll 是欧洲一家领先的办公家具制造商，其文档管理流程面临挑战。生产材料的采购流程非常复杂，而且分散在多个部门和地点。这种分散的流程导致信息访问延迟很长，导致大量文档副本被发送到不同的办公室。内部邮件服务因递送大量纸张而超负荷。多年来，创建了越来越多的工作副本和本地信息子目录；很快，任何寻找信息的人都不得不依靠同事的记忆。这些信息经常通过电话交换，这使得数字传输特别容易出错。除了众多私人子文件夹外，采购信息还可以通过缩微胶片获取。销售和会计部门可以使用两台缩微胶片阅读器来检索订单确认和发票。由于有如此多的工作副本信息，查找所需文件变得更加繁琐和困难。
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快速响应客户询问
Langenscheidt 编辑集团是一家知名出版社，由于文件数量不断增加，重要记录的检索速度明显变慢，因此在维持高质量客户服务方面面临挑战。该公司使用的第一个文档管理系统提供了快速访问文档、提高回答问题的能力并缩短了工作流程。然而，该系统无法满足 Langenscheidt 日益增长的需求。因此，新文档管理系统的首要先决条件之一是将数据从现有系统迁移到新系统。根据保留要求和审计安全存储记录是 Langenscheidt 的另一个重要标准。新系统首先在订单处理部门实施。
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BIFAB：知识专家的集体记忆
Bibliographisches Institut & FA Brockhaus AG (BIFAB) 以各种格式存储了大量信息，包括卡片索引、合同、历史出版书目和读者查询。但是，并非所有员工都能轻松访问这些信息，搜索特定信息既耗时又低效。该公司的合同保存在管理办公室，搜索一份合同至少需要两名员工。在历史出版书目中搜索信息也非常耗时，因为这需要小心翼翼地从书架上取下非常古老且有时非常脆弱的书籍。大量读者查询与回复信一起归档，已经失控。该公司需要一种解决方案，以安全、简单、快速和透明的方式提供所有必要的信息。
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蒂珀卡努县每年将数字化 900 万页文件
美国印第安纳州蒂珀卡努县书记官办公室的任务是维护和存储大量法律、历史和所有权记录档案。挑战不仅在于存储信息，还在于及时提供对信息供内部和公共使用。该县拥有众多存储设施，大多数 1990 年之前的记录都存储在缩微胶片上。检索文档的过程非常耗时，可能需要长达三天的时间。县书记官发现记录预算中有资金可用于实现记录存储的现代化。他们制定了一项计划，逐步将该县的记录转移到 DocuWare 中。
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具有 SAP 连接的百万文档存档
ZF Friedrichshafen AG 是汽车行业领先的机电一体化解决方案供应商，截至 2004 年，其电子档案中已有超过一百万份公司和技术文档。该公司需要一种新的系统，该系统可以低成本地继承遗留文档，具有灵活且可定制的软件结构，并且有望成为一项安全的长期投资。多年来，对电子文档管理的要求急剧上升。流程管理和优化功能（例如生成工作流的能力）是不可商榷的。他们还在寻找经过认证的 SAP 接口。为了防止应用程序失控，多年来他们一直坚持统一标准化所有业务流程以适应其 SAP 环境的策略。
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Riegele 啤酒厂利用 DocuWare 简化运营
Riegele 是一家位于德国奥格斯堡的家族酿酒厂，面临着管理大量纸质文件的挑战。该公司希望减少每年合规、无篡改地归档约 80,000 张送货单和 12,500 张收货发票所需的时间和精力。该公司正在寻找一种能够提供良好性价比且易于使用和设置的解决方案。该解决方案还需要与其现有的 SAP ERP 系统无缝集成。
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KEMWEB 利用 DocuWare Cloud 优化管理流程
数字代理机构 KEMWEB 在优化其管理流程方面面临挑战。该公司现有的系统是自行开发的数字归档系统和物理文件夹的混合体，无法满足敏捷、成长型公司的需求。审计流程尤其成问题。该公司正在寻找一种可以与现有应用程序集成并适应各个部门需求的文档管理系统 (DMS)。云解决方案是首选。
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投资 DocuWare
BACS Banco de Credito y Securitizacion SA 是一家领先的金融解决方案提供商，为投资公司和资本市场提供服务，总部位于阿根廷布宜诺斯艾利斯，该公司一直苦于文档流程效率低下的问题。由于只有 20 名员工负责文档清点和归档每月通过 BACS 处理的 50,000 多份贷款文件，该公司不堪重负。现有的工作流程几乎完全是手动的，导致文件经常丢失或错误归档、报告错误和限制。该公司发现，随着文档在多个部门之间共享和移动，跟踪文档变得越来越困难。搜索特定文档和客户文件是一个耗时且低效的过程，经常让员工感到沮丧。BACS 需要一种解决方案来帮助他们满足不断发展的公司的需求，并使其更容易遵守 FACTA（公平准确信贷交易法案），该法案规定了银行文件的隐私政策并限制了共享消费者信息的方式。
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Smithfield Foods 利用 DocuWare 简化会计流程
史密斯菲尔德食品公司是一家大型猪肉加工集团，其会计流程高度依赖人工和纸质文件，这令其苦不堪言。该公司的会计部门每年收到 12,000 多张发票，这些发票会与未结采购订单进行对比，或转发给负责的经理审批。然而，付款流程每 14 天才进行一次，这意味着已批准的发票通常必须再次存储。最终文件被放置在悬挂式文件夹中，而较旧的文件则被转移到外部档案库。随着时间的推移，空间需求和人工流程成为一种负担。不同的员工必须访问文档（通常多次），然后必须再次归档。
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Adam Transporte 利用 DocuWare Cloud 简化运营
Adam Transporte 是一家总部位于德国的家族企业，专门运输各种车辆。该公司正在寻找一款可以无缝连接到其专用电子邮件系统 David 的 ECM 软件。他们的大多数供应商都以数字形式开具发票，只有少数应付帐款发票通过邮寄方式到达。因此，在数字工作流程中直接和自动处理文档是重中之重。当他们进行面对面比较时，DocuWare 的解决方案脱颖而出，部分原因是其 Connect-to-Mail 功能和智能索引服务。
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国家农作物保险服务
国家农作物保险服务 (NCIS) 是一家代表 18 家农作物保险公司的国际非营利组织。他们管理数据和信息，进行研究和分析，并开展有关理赔、道德、政策和程序的教育活动。NCIS 拥有 45 名员工，需要一个安全的单一位置来存储和管理公司文件，例如内部会议记录、联邦政府信息以及分发给其成员的公告。他们还需要一种更好的方法来跟踪他们在制定决策过程中的不同版本的笔记，并且他们需要能够轻松研究做出决策的时间和原因。该组织还需要更新其有关电子邮件的文档保留策略，以释放其服务器上的空间。总的来说，他们看到了尽可能无纸化流程的好处。
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最大的失败者度假村电子工作流程成功案例
Biggest Loser Resorts 是一家知名的健身和健康度假村，它希望简化其位于犹他州、加利福尼亚州和纽约州的三个地点的会计流程。该度假村希望缩短文档处理时间，简化内部和远程员工的发票审批流程，并加强文档保留合规性。度假村还希望采用环保的商业惯例。挑战在于找到一种既能满足这些需求又能提供安全归档的解决方案。
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Videcart：负责任地使用资源
纽瓦克集团是一家国际纸张和纸板回收公司，由于纸质文件数量庞大，其行政业务流程效率低下。特别是在会计、订单处理和生产方面，随着时间的推移，积累了大量文件。一名员工专门负责管理中央纸质档案。搜索某些文件越来越耗时，两个地点之间的文件物理交换经常导致文件丢失或无法追踪，通常是由于文件归档错误。该公司试图通过引入电子文档管理系统来消除这些问题，并为精明的数字工作流程奠定基础。
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中型公司的问题解决方案
2009 年初，两家独立的咨询公司合并成立了 dhmp，公司决定使用 DMS。一些公司员工已经有使用电子归档系统的经验，但其他人习惯使用纸质归档系统。这需要大量的空间：每年大约需要以防篡改格式存储和归档一千万张纸。在某些分支机构，这意味着出于财务原因，需要将偶尔需要的旧文档转移到其他存储位置。在合并期间，他们希望简化整个公司的流程。他们决定继续使用 Addison 平台，并改用 DocuWare 文档管理系统。
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H&J Martin：通过传统和创新赢得信任
H&J Martin 是欧洲领先的设施管理服务提供商，其纸质业务和行政流程方法面临挑战。该公司每月生成约 12,000 份工程师服务报告、3,000 份供应商销售发票和大量纸张。纸质系统的漫长搜索和处理时间影响了员工获取所需信息的能力。2010 年，H&J Martin 设施管理团队决定是时候用集成文档管理系统取代纸质方法了。该公司希望大幅减少大量纸质副本，并节省未来的存档空间。他们还需要一个可以与现有软件环境集成并可在以后扩展的系统。
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PEER 轴承案例研究
PEER Bearing Company 是一家全球轴承及轴承相关产品制造商，其销售订单工作流程面临挑战。该公司使用手动流程和传真传输相结合的方式接收客户订单。下订单后，会打印确认订单条款的确认书并传真回客户。此流程非常耗时，而且纸质文件容易丢失或放错。这些重要的销售记录存储在文件抽屉中，最终被转移到仓库的盒装仓库中。每周需要近 140 个工时来整理和归档订单文件。由于办公室里有这么多纸质文件，员工总是离开办公桌去查找所需信息。该公司每年在打印和传真方面花费 18,000 美元，此外在传真、归档和检索纸质文件方面的人工成本为 42,000 美元。
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Metalen Galler：批发商充分利用经济危机
Metalen Galler 是一家比利时钢铁产品批发商，面临着日益激烈的竞争压力，客户对有吸引力的价格、灵活的交付选项和较短的处理时间的需求也日益增加。该公司的销售结构分为钢铁产品和铁制品两个领域，导致存储分散，处理方式也各有不同。这导致搜索非常耗时，因为需要复印更多份文件，并且文件要多次归档。每年 200,000 份文件会产生大量纸张，导致员工士气低落。该公司需要找到一种方法来提高业务流程的效率，同时又不忽视客户服务。
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侯赛因国王癌症中心：运营顺利
约旦安曼的侯赛因国王癌症中心 (KHCC) 是一家专门治疗成人和儿童患者的癌症医院。与所有医院一样，KHCC 的运营也需要大量纸张。这些纸质文件由 KHCC 内的多个部门生成，例如诊所、病房、药房等。纸质文件包含在医院接受治疗的癌症患者的全面信息，是所有患者的经过验证的参考历史记录。KHCC 的医疗记录部门负责保存所有患者档案的所有纸质文件，并确保在需要时可以查阅。但是，其纸质患者记录只能在周六至周三上午 8:30 至下午 5:00 访问。这些记录需要在预约前申请，并实际交付到各个诊所。丢失、错误归档或属于其他诊所的记录会妨碍为患者提供日常优质护理。
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企业动力的燃料
Prophete 是一家领先的两轮车制造商和批发商，需要在客户对合理价格、快速可用性和高质量服务的需求之间保持平衡。他们意识到需要现代 IT 程序来提高业务流程的效率以及向客户和销售合作伙伴传达信息的能力。这导致他们在 2006 年决定通过引入集中式文档管理系统来扩展其 IT 部门的文档存储库。该公司需要一个具有全公司访问权限、工作流功能以及与 Navision 和 ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional 集成的中央文档存储库。
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依靠 DocuWare
巴特菲尔德私人银行是巴特菲尔德银行集团的一部分，每天都要处理大量的文书工作，这给银行带来了巨大的挑战。银行正在寻找一种解决方案来减少文书工作并节省纸张和存储成本。此外，银行还需要满足政府法规和《数据保护法》的要求。银行的业务分为三个主要领域：高净值个人 (HNWI) 的个人银行业务、银行和公司账户以及投资组合。因此，每个客户都需要保留一个主文件，而当文件被送往各个部门进行归档时，每个人还需要保留许多其他文件。收集的有关这些个人的信息是跨部门的，这导致归档系统复杂且纸张繁重。英国政府法规要求将交易记录保存 7 年，这增加了文书工作量。
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