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医疗服务提供商走向数字化
UNIMED 是巴西南部最大的健康保险公司，在管理大量文件方面面临挑战，包括医疗记录、医院病历、医生声明等。该公司在 800 多公里范围内设有 30 个办事处，每个办事处都作为独立实体运营，但所有办事处之间共享文档。原始文件不能离开原办事处，因此每 15 天就会在办事处之间来回发送患者记录和账单的副本进行处理。这导致同一信息在多个不同地点有多个副本。当患者访问网络内的 UNIMED 医生时，医疗记录和账单文件将在当地 UNIMED 办事处进行处理和存储。如果患者寻求第二意见或选择在另一个城市看 UNIMED 医生，两个办事处必须相互收取费用。由于第二位医生不容易获得原始测试结果，因此这个复杂的过程通常导致测试重复两到三次。这消耗了组织的利润和效率，并导致 UNIMED 需要维护大量记录。
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Les Corts 心理健康中心
CHMLC 的行政部门每月需要处理数千份文件，其中大部分是收据和大量与拨款申请有关的信函。该中心还接收来自分支机构的人事证明和申请表。十名员工负责处理这些大量的文书工作，其中大部分由不同的办事处接收，然后转交给中央管理部门。在实施 DocuWare 之前，收据和内部申请表通常通过快递发送到中央管理部门。到达那里后，根据既定的工作流程，硬拷贝会从一张桌子转移到另一张桌子。每位员工都保留一份最重要的文件的副本，从而导致不必要的重复。这种传统的文档处理方式很难检查流程，并且过去会浪费大量时间来搜索特定文档。
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先进的橱柜设计：通过设计节省成本
Advance Cabinet Designs Inc. (ACD) 是一家家族企业，为美国西北部的客户制造定制商用橱柜。该公司采用纸质应付账款流程，需要不同的员工将文档添加到从一张办公桌传到另一张办公桌的信息包中。这个过程效率低下且耗时。此外，ACD 的工作文件包含与项目相关的所有内容，都是纸质的，厚度可达 10 英寸。这些文件通常杂乱无章，并非所有员工都可以轻松访问。该公司需要一个系统，使他们能够轻松地在员工之间共享信息，并验证所共享的信息是否是最新版本。
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与 DocuWare 进行更多沟通
在 2008 年实施 DocuWare 之前，KONSING GROUP Ltd 项目整个工作流程相关的所有文档都必须经过漫长而繁琐的过程。文档通过邮件发送、扫描，然后通过电子邮件分发到五个不同的部门。同样数量的文档需要从一个办公室运送到另一个办公室。由于每月有超过 5000 份文档，因此需要安排几名行政人员负责分发和归档所有收到的邮件。这些文档包括对可能安装的询问、安装或施工计划、合同、财务信函和发票。KONSING GROUP Ltd 的管理层希望解决他们的纸质归档和工作流程问题。他们希望更快地交付和汇交文件，尤其是在签订合同之前和之后。
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投资银行 SA - 为客户提供更多信贷
Invest Bank SA 是一家位于波兰波兹南的零售银行，由于银行授权、交易记录、贷款、信用检查、发票、电子邮件和签名模式数量庞大，其文档工作流程管理困难重重。他们每天至少要处理 100 份信贷申请。该银行需要一个解决方案来提高涉及贷款申请以及申请本身和所有相关文件的归档的工作流程速度。绝对有必要限制处理信贷文件验证所需的时间。获得与其他部门更高程度的集成灵活性也很重要，例如 Ultimus BPM Suite 软件，它控制着之前手动管理的整个表格填写和活动自动化过程。
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SAMSON AG：为了获得更大的灵活性和更贴近客户
SAMSON AG 是一家专门从事仪器仪表和控制系统的德国公司，其纸质文档管理系统面临挑战。仅销售部门每天就生成约 15,000 份文档，所有这些文档都必须打印并归档。中央纸质归档系统保存在几个地下储藏室中，过期文档经常被装箱并存放在其他地方。这导致了大量工作，尤其是在查找文档时。如果某个销售办事处需要有关交易的信息，文档甚至会通过邮件来回发送。无法保证他们收到的文件是最新且完整的。
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DMS——持续的信息流
在实施文档管理系统之前，Lyonnaise des Eaux 将其所有业务文档、技术文档和土地产权契约存储在物理文件中。查找特定文档是一个繁琐的过程，经常导致沮丧和浪费时间。并非所有文档都已编入目录，存储在地下室的文档从未编入索引，这使得检索更加困难。该公司需要一种解决方案，可以直接访问所有存档文档并与现有的 APIC 地理信息系统集成。目标是节省空间并让大量员工轻松访问所有文档。
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健康的招生流程
基督教健康护理中心 (CHCC) 一直面临数据输入冗余、保险开票时间缓慢以及内部信息共享不畅等问题。该中心管理来自不同部门的各种文件，重点是数字化管理招生和教育部门的文件。该中心的每个项目都有自己的招生流程和文件集，所有这些都需要申请、签署的同意书、账单信息、保险卡副本和保险验证文件。这些信息被手动输入到中心的系统中，其他必要的文件被添加到患者的记录中。教育部门需要存储临床和非临床项目的员工证书和签到表，以及其他文件，如测试和课程大纲。该中心正在寻找一个功能强大、模块化的文档成像系统，该系统不仅可以提供部门解决方案，还可以发展成为整个组织的工作流程系统。
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Bromwall Ltd. - 保险经纪公司利用 DocuWare 提高效率
Bromwall Ltd. 是一家快速发展的保险经纪公司，它面临着每天管理大量文书工作的挑战。这些文件来自各种来源，从保单和索赔到客户介绍和新业务。纸质系统效率低下且耗时，通常需要员工在首先确定案件并匹配相关记录后再回电话。该公司需要一套企业内容管理 (ECM) 系统来管理大量文件，以便员工腾出时间处理其他任务。该解决方案还需要与 Bromwall 使用的另外两个标准软件系统“Act! by Sage”和“Paperport by Nuance”集成。
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普罗维登斯中心：医疗记录电子化
Providence Center 是一家心理健康和药物滥用治疗中心，它一直在努力克服纸质医疗记录的局限性。这些记录只能在周一至周五的上午 9:00 至下午 5:00 访问，并且需要在预约前提前申请。这妨碍了为客户提供优质护理，尤其是在紧急情况下。该中心已经取消了大部分手写表格，并建立了电子表格创建系统，但一旦填写完表格，它们就会被打印出来并存储在纸质医疗记录中。该中心需要一种解决方案，允许全天候访问临床记录，通过减少人为错误来提高记录质量，并满足 HIPAA 的隐私要求。
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文件的命运
Serviceline 是一家提供厨房/餐饮设备维护和维修服务的公司，它面临着多项挑战。该公司正在处理大量通过邮件发送的纸质现场服务报告 (FSR)，至少需要两到三天才能到达。然后，这些报告必须由作业经理手动编制索引。这个过程既耗时又低效。此外，该公司还需要为其客户和供应商保留信息，这导致需要大量的物理存储空间。该公司还希望改进其客户服务和发票控制流程。
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更好的信息访问改善客户服务
弗莱彻琼斯梅赛德斯奔驰 (FJMB) 是美国最大的梅赛德斯奔驰经销商，该公司在处理汽车销售和维修订单产生的大量纸质记录时遇到了困难。该公司只能在现场存储六个月的文档，其余文档必须转移到第三方异地存储设施。这导致检索时间缓慢、文档管理效率低下以及成本高昂，估计每年高达 40,000 美元。纸质系统无法满足 FJMB 需要管理的记录量。该公司希望有一个系统可以自动索引而无需人工干预，并且能够扫描一叠文档并自动识别并将页面分离为单个记录。他们还希望有一个系统能够以非专有格式存储图像，并使他们能够将信息备份到可作为独立系统使用的 CD 或 DVD 上。
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绘制：更好地了解应收账款
Jack Tighe Ltd 是一家总部位于英国的工业涂装公司，每天都要处理大量的发票，这让他们苦不堪言。他们使用的流程非常繁琐。采购和销售发票、汇款通知、供应商报表都必须单独复印和分发。必须手动分配编号，盖章，然后返回或转移到其他部门。财务部门每天通过邮寄收到 100 多张发票，必须根据它们所属的 Jack Tighe 公司进行分类。此外，每天需要制作大约 150 张销售发票。通过在为不同客户设置的模板中输入相关信息，将发票输入 Microsoft Excel。创建销售发票后，会分配一个发票编号，然后在打印时进行复制。其中一份副本发送给客户，另一份副本发送到分类账的信用控制部门，在那里以数字形式归档。第三份副本进入工作文件。收到供应商的汇款通知和对账单后，会按字母顺序将其归档到不同的文件下，例如信用控制或客户姓名。每当客户打电话询问付款或订单状态时，都必须将文件带到柜台。只有在查找相关对账单后，才会回电给客户并回答他们的疑问。
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Georg Fischer DEKA：满足最高要求的系统
管道系统专家 Georg Fischer DEKA GmbH 面临着一项挑战，因为他们必须存档大量生产数据。产品责任相关法律要求所有制造文档必须安全保存 50 年以上。由于存储空间需求不断增加，该公司正在寻找一种替代纸质存档的方法。此外，该公司将此视为重新思考和重组公司沟通方式的机会。过去，每个工作组以及每个员工都有自己的归档系统。记录都是手动组织、复制和归档到活页夹中。然后，每年过后，这些文件都会被放置在中央存储空间中，只有授权员工才能访问。搜索任何旧记录都相当困难，而且需要花费大量时间。部门之间的任何文件交换通常都很麻烦，甚至更加耗时。客户查询无法快速处理，因为文件必须通过“管道邮件”在建筑物内移动。
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尼尔斯市：小城市利用科技的力量
密歇根州尼尔斯市为居民提供水、排污和电力服务。由于计费软件和电费的复杂性，公用事业部门很难满足客户查询并进行内部审计。他们无法查看或重新创建旧账单，只能查看账单的金额。费率、电表号、服务地点和地址等详细信息基本上都丢失了。当电费发生变化时，软件会重新编程为新的费率结构，因此无法调整费率或重新创建旧账单。该部门希望实施一个灵活的文档管理系统，该系统可以随着部门不断变化的需求而发展和变化。
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道格拉斯县
俄勒冈州道格拉斯县人口为 10 万，在管理多个部门的大量记录方面面临挑战。治安官部门多年来将旧病例报告存储在纸质和缩微胶片上，由于无法搜索，因此大量信息库基本上毫无用处。卫生部门将原始文件存储在多个位置，导致效率低下，并且难以遵守 HIPAA 隐私要求。评估部门正在处理大量表格，导致文件检索时间很长。该县需要一个可以处理大量文档、在多站点环境中运行、自动索引并具有高级搜索功能的系统。
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汤普金斯·科特兰社区学院利用 DocuWare 简化运营
纽约州立大学 (SUNY) 的汤普金斯·科特兰社区学院 (Tompkins Cortland Community College) 的纸质学生档案系统面临挑战。学院最重要的两份学生文件，即学生文件夹和永久记录卡，都是以物理方式存储的，每次只能由一个人或一个部门访问。这导致效率低下，因为来自不同部门的工作人员必须从上次引用文件夹的部门实际检索文件夹。学院之前已将所有 40,000 张永久记录卡数字化，但使用的系统已经过时，不再满足他们的需求。他们需要一个非专有的灵活系统来以数字方式存储所有文档，并为参与流程的所有工作人员提供无缝访问。
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保加利亚司法部
保加利亚司法部面临着管理遍布全国的 150 个法院的文件的挑战。每个法院都维护自己的纸质档案，因此从其他地方获取文件需要花费大量时间和成本。司法部对他们希望从文档管理系统 (DMS) 中得到什么有着清晰的愿景。他们希望简化流程、集成 Oracle 数据库并提供从所有位置访问文档池的权限。安装 DMS 的决定是欧盟发起的国际项目“Phare 计划”的一部分。该项目的目标是逐步实现保加利亚司法部的组织和流程自动化。
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利用平板电脑提高透明度
sudhoff technik 是一家定制橡胶、塑料和铝制品批发商，其仓库工作流程面临挑战。该公司正在处理大量纸质文件，包括进货文件和大约 130,000 份出货证明单和发票。对这些文件进行分类和归档的过程非常繁琐，而且容易出错。如果客户打电话来查询货物，仓库员工必须查看所有这些文件才能找到答案。该公司还在建设一个新的物流中心，需要消除浪费空间的纸质档案，使其业务流程更加高效。
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优化初创企业的流程
JTE Recruit 是一家招聘机构初创公司，每天要管理数百份文件，包括电子邮件、客户合同和候选人文件。招聘人员将所有这些文件存储在自己的笔记本电脑上，因此很难在中央组织结构中获取这些信息。在这种分散存储形式下，搜索信息尤其成问题。随着公司的发展，以这种方式工作变得越来越难以维持，员工和客户服务都会因此受到影响。
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Cabot Oil & Gas Corporation 利用 DocuWare 简化工作流程
在实施 DocuWare 之前，Cabot Oil & Gas Corporation 的会计部门面临着多项挑战。将填好的发票和随附文件邮寄到公司办公室进行归档的过程非常耗时，有时还会导致文件丢失。员工还花费大量时间在文件中搜索纸质文件。作为一家上市公司，Cabot 还必须遵守《萨班斯-奥克斯利法案》的要求，而使用他们以前的系统，这是一个繁琐的过程。该公司需要一个能够简化其工作流程、改善信息访问并帮助他们遵守合规性标准的解决方案。
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Hydratech Industries 利用 DocuWare 提高生产力
Hydratech Industries 是一家专门从事高压解决方案的公司，其文档管理系统面临挑战。多年来，该公司积累了来自研发、质量保证和销售等各个部门的无数文档。这些文档以简单的文件夹结构存储在服务器上，包括生产文档、技术图纸、电子邮件和中英文合同。每个项目组都有自己的归档系统，导致文件夹结构和访问权限不同。这导致员工感到困惑，他们经常不知道在哪里可以找到重要文档，也不知道哪个版本是最新的。搜索时间很长是常有的事，当文档需要审批时，必须通过电子邮件来回发送大量数据。团队成员通常很晚才知道有新文档。
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成长中的跨国公司改善了对独立销售代表和客户的服务
Marketing Personal SA 是一家拉丁美洲跨国公司，在订单跟踪和确保交付方面面临挑战。该公司的运营团队负责管理新订单、处理与包裹交付相关的问题以及回复顾问的询问和索赔。但是，跟踪很复杂，送货承运商向 Marketing Personal 开具的运费发票并未反映出对交付和客户询问的有效监控。客户服务部门没有关于交付各个阶段的清晰及时的信息，因此他们无法实时回复询问。他们不得不依赖运营团队提供的预计交付信息和纸质文件。运输过程中生成的所有文件都会保存数年，作为付款的交付证明和合法的备份文件。手动处理运输文件存在风险 - 它们可能会丢失或损坏，从而无法作为参考点。
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Mercy Health Network 利用 DocuWare Cloud 实现实验室流程数字化
Mercy Health Network 是一家非营利性组织，在 18 个州运营医院和医疗机构，其 Mercy 临床实验室面临挑战。该实验室每天分析来自 17 家医院和 300 家机构的 1,800 多个患者样本，其处理实验室订单和账单的纸质系统缓慢而低效，令其苦不堪言。该实验室每年为医院贡献约 3,000 万美元收入，因此数字化流程是当务之急。实验室需要加快从收到样本到开具账单的处理时间。在实验室寻找新系统期间，有 700-800 万美元的实验室工作等待开具账单。目标是多方面的：自动化流程；缩短开具账单的时间；简化患者访问、医疗编码和账单团队之间的文档共享。
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Berwick Retirement Communities 利用 DocuWare 简化发票处理流程
Berwick Retirement Communities 是一家家族企业，在加拿大不列颠哥伦比亚省建造和管理养老院，其供应商发票审批和付款流程面临挑战。由于有六家养老院要运营，还有更多养老院正在建设中，再加上两个位于不同地点的总部，流程非常复杂。发票必须以纸质或电子邮件形式在不同的办公室之间流转，以收集必要的签名和批准。这导致了不必要的冗余和复杂性，因为需要在不同地点制作多份发票副本。工作人员必须致电不同的办公室来查找发票并确保收集到所有签名。当供应商打电话询问付款情况时，Berwick 人员并不总是能够找到特定的发票，而必须联系其他办公室来查找丢失的文件。
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Young Automotive Group 利用 DocuWare 简化人力资源和财务流程
犹他州莱顿的一家顶级汽车销售公司 Young Automotive Group 在其新员工入职培训流程方面面临挑战。该流程要求所有新员工前往特定地点完成文书工作，有时甚至要从偏远地区甚至州外前往。这不仅不方便且耗时，而且还增加了公司的费用，因为公司需要报销新员工的差旅费和油费。该公司还面临着人力资源程序繁琐的纸质流程，包括处理员工离职面谈、管理奖金和其他员工福利。
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Criterion Tool & Die Inc. 利用 DocuWare 实现文档管理数字化
Criterion Tool & Die Inc. 是一家家族企业，由第三代人经营，为医疗、航空航天和光子学等零故障行业制造精密部件。根据政府法规，该公司必须在产品和仪器的使用寿命内保留其供应部件的相关文件。这些要求导致该公司多年来在工厂中存储了数千份纸质文件。纸张和巨大的存储空间使得查找文件既耗时又困难。此外，当审计要求时，该公司必须及时提供所有支持文件。
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Century Fence 利用 DocuWare 实现无纸化运营
Century Fence 是一家家族经营的定制围栏供应商和路面标记承包商，该公司希望减少对纸质文件的依赖，加快工作流程，并确保记录易于访问。该公司希望实施数字移动解决方案，为现场主管提供对项目文档的远程访问。该解决方案需要与其现有的 ERP 和会计程序集成，并管理报价、合同、保险、现场计划、电子邮件通信等文件。在项目的报价、准备、安装和结算阶段，该公司的项目文件夹保持打开和活动状态约三个月。对于 Century Fence 主管来说，在此期间，在现场并快速访问项目文件至关重要。
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Kowalski's Markets 利用 DocuWare 简化会计流程
随着 Kowalski's Markets 的成长和扩张，管理纸质会计记录变得非常困难。一名公司会计员工每周需要花 3-4 天的时间将发票信息输入会计系统。部门经理也在输入发票信息以编制每周报告。这个过程既耗时又低效，因此需要更精简的解决方案。
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Elit 利用 DocuWare Cloud 简化应收账款管理
罗马尼亚肉类企业 Elit 近年来发展迅速，日发货量大幅增加，每天生成 4,000 多张发货单和发票。客户在这些单据上确认收到货物，然后这些单据返回公司。对于公司的发票部门来说，这一过程意味着大量工作。在使用文档管理系统 (DMS) 之前，员工必须手动逐一检查每份已签署的文档。尤其是在出现分歧时，手动方式尤其不利：有时要等上几周才能收到款项。此外，生产力测试显示，每月有数百张发票未付，导致大量后续工作和时间浪费。
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