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ADM Investor Services International 利用 DocuWare 简化文档管理
ADM Investor Services International (ADMISI) 在管理和存储与客户相关的文档方面面临挑战。创建新文档的过程非常繁琐，需要填写不同的 Word 模板，然后将其打印出来。该公司还必须处理财务经理的授权书，这需要人工干预。检索信息是一个耗时的过程，员工必须在纸质档案中搜索数小时。该公司还必须遵守数据保护法规 (GDPR)，但由于文档存储在不同的文件柜或服务器驱动器中，因此这很困难。
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Shelter Products 利用 DocuWare 简化应付账款流程
Shelter Products 是一家木材、胶合板和其他建筑材料的分销商，其应付账款系统面临挑战。随着公司业务的增长，对高效应付账款系统的需求也随之增长。由于文书丢失或错误传送，该公司错失了提前付款折扣。该公司每天必须处理大约 100 张发票，而纸质处理需要数小时才能将发票发送给相应的交易员助理。该公司需要一种可以简化其应付账款流程并提高效率的解决方案。
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Chicagoland 减肥营利用 DocuWare 简化运营
Chicagoland Fat Loss Camps 是一家在芝加哥地区提供营养咨询和锻炼计划的公司，其纸质客户注册和跟踪系统面临挑战。该公司每六周举行一次启动活动，每个地点有 50 到 70 名参与者。对该计划感兴趣的参与者会填写纸质表格，这通常会导致信息不完整或难以辨认，需要员工跟进。这会导致延误，并阻碍将活动参与者转化为客户。此外，工作人员在纸上记录称重人数、补充订单和推荐奖金。员工们长时间工作以将数据输入公司的 ERP 系统，每次活动的成本约为 3,000 美元。
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Corestruc 利用 DocuWare 简化操作
Corestruc 是一家活跃于混凝土、房地产和农业行业的南非企业集团，由于其子公司的地理分布，该公司在纸质管理方面遇到了困难。分散的员工每月只前往波罗克瓦尼总部一次，导致平均需要四周时间才能处理收到的应付帐单。紧急文件有时会被扫描并通过电子邮件转发，但这通常会导致失控，因为不清楚发票副本是否已处理。此外，当总部将文件归档后，子公司需要依靠波罗克瓦尼的同事查看文件以回答询问。这需要反复检索、复印和发送文件。
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圣路易斯县社区行动机构利用 DocuWare 简化运营
圣路易斯县社区行动机构 (CAASTLC) 因其纸质文件密集型项目而面临巨大挑战。例如，低收入家庭能源援助计划 (LIHEAP) 在高峰期收到多达 500 份申请，产生约 20,000 份纸质文件。每份申请都需要收入证明、水电费账单和其他个人信息，这些信息很少一起提交。随着账单和其他文件的到来，工作人员必须检索物理文件并添加新信息。随着州政府对 LIHEAP 的要求越来越严格，申请人数也越来越多，CAASTLC 被大量文件淹没。另一个挑战是 CAASTLC 的药物和酒精教育计划，该计划将一些旧文件存储在异地，检索这些文件需要花钱。
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纺织公司 Bombardó 利用 DocuWare Cloud 优化工作流程
Josep Bombardó 的纺织公司位于西班牙萨瓦德尔，该公司使用电子文档归档已有一段时间。然而，他们在使用 Windows 文件夹时遇到了问题，尤其是在协作处理文档或分配编辑权限时。更严格的数据保护法规促使管理层寻求更专业的解决方案。人事文件仍为纸质形式，缺乏安全性是管理层的一大担忧。他们需要一种解决方案，不仅可以以数字方式存储文档，还可以优化以前手动且耗时的工作流程。
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戴维斯县公立学校利用 DocuWare Cloud 简化运营
位于肯塔基州欧文斯伯勒的戴维斯县公立学校 (DCPS) 面临着通过纸质表格收集和与家长交换信息的传统方法的挑战。这个过程既耗时又低效，而且让家长和工作人员都感到沮丧。有多个孩子的家长必须在多份表格上填写相同的信息，这很不方便。此外，学校必须在纸上跟踪文档保留时间表，这是一项艰巨的任务，因为不同类型的文档会按照不同的时间表被清除。例如，出勤数据必须保留 20 年，而学校护士获得的健康信息只需保留 5 年。
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波特县警长部门利用 DocuWare 实现文档管理数字化
波特县警长部门面临着预算削减和需要管理大量文件（包括逮捕令、案件报告、罚单和监狱文件）的挑战。存储和检索这些文件的过程效率低下且耗时。例如，逮捕令存储在文件柜中，必须由处理紧急呼叫的调度员进行验证。案件报告需要打字、打印并重新输入执法管理程序，每天需要花费六个小时。该部门还要处理大量的监狱记录，并且县政府要求保存每张罚单的副本 10 年。
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Interlázaro 利用 DocuWare Cloud 提高生产力
Interlázaro 是西班牙 Saragozza 地区一家生产新鲜水果的家族企业，由于果园与行政办公室之间的地理距离，该公司面临着物流方面的挑战。他们每天必须处理多达 60 张发票和交货单，这些发票和交货单在办公室和果园之间来回发送。文件经常被延迟转发或完全丢失，尤其是当涉及多人时。这对内部审批流程构成了重大挑战，因为负责的员工也在不同的领域工作。
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Horizon Underwriting Managers 使用 DocuWare 简化文档管理
Horizon Underwriting Managers 是南非海洋和航运业的一家领先保险公司，其文档管理流程面临挑战。该公司必须处理航运方面的个人保险问题，这意味着准备每份合同所需的时间和精力非常高。员工必须反复修改草稿、打印出来、签字，然后发送给客户。此外，许多客户要求提供合同副本，这意味着除了将实际合同存储在防火档案中之外，还必须扫描打印的文件并通过电子邮件发送给客户。一方面管理大量电子邮件，另一方面满足相关法定要求，这种双重负担从长远来看对公司来说是难以承受的。此外，员工的工作量几乎跟不上公司的强劲增长。
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AB Martin Roofing 利用 DocuWare 简化供应链
AB Martin Roofing 是一家快速发展的建筑供应公司，在管理其供应链方面面临挑战。该公司与多家供应商打交道，经常从这些供应商处购买钢材、五金件、木材、机械零件、钉子、螺丝和其他材料。这些供应商发来的纸质发票很难追踪，也很难核实所开具发票的商品是否已经发货。该公司没有系统来了解发票在哪里或谁的桌子上。这种组织不力导致整理发票的过程非常耗时。
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EquiPro Investments 利用 DocuWare 简化债务追偿流程
EquiPro Investments 是一家购买应收账款并追讨信用卡公司欠款的公司，其旧软件处理速度太慢，无法处理大量交易，因此一直苦苦挣扎。该公司需要更快的设置才能跟上快速发展的行业。复杂的操作需要 EquiPro 与追讨过程中涉及的供应商之间进行快速而准确的沟通。该公司还处理大量工作，需要大量人工进行文件分发。
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Beachcomber Tours 利用 DocuWare Cloud 增强运营
Beachcomber Tours 是 Beachcomber Resorts & Hotels 的南非子公司，该公司一直在使用基于云的文档管理系统来支持其各个部门。然而，随着公司的发展，现有系统无法跟上，特别是在电子邮件归档和共享文档访问方面。该公司尝试切换到集成在 Office 套件中的文件共享平台，但这并没有带来任何改善。该公司无法找到令人满意的电子邮件归档解决方案，而这对他们来说是一项关键任务。
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EBB 卡车中心利用 DocuWare 简化会计流程
EBB Truck Center 是一家商用车领域的专家，其会计流程面临挑战。该公司的架构分散，拥有多家分支机构，这意味着收据经常在运输途中耗费数天时间，有时甚至会丢失。这导致收到的发票处理延迟且效率低下。该公司还希望将整个销售流程数字化，因为销售流程通常伴随着 100 多页的文件和记录。这些文件和记录以前收集在 30 个活页夹中，使流程繁琐且耗时。
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Agrar-Markt Deppe：使用 DocuWare Cloud 简化运营
Agrar-Markt Deppe 是德国中部一家领先的农业机械经销商，其文档管理面临挑战。该公司每月处理 1,800 张应付发票和 3,000 张应收发票，工作非常繁琐且耗时。这些文档存放在不同地点，导致需要在办公室之间反复检索、复印和发送。该公司需要一种解决方案来保证归档不被篡改，并在所有地点标准化其工作流程。
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现金流改善，床垫制造商高枕无忧
Corsicana Bedding, Inc. 是一家全国性床垫制造商，在管理其文件和现金流方面面临挑战。对于每次发货，公司都会开具发票，作为发货证明文件。由于每天发货超过 350 次，公司希望投资一个系统来收集所有地点的信息，并立即提供给公司办公室。公司面临的情况是，信息需要很长时间才能返回公司会计部门，以便更新和核对客户帐户信息。此外，对客户问题的答复也被延迟，直到收到信息为止。业务关键文件由来自不同地点的多个人员发送。这对公司办公室的客户服务人员来说是一个巨大的挑战，通常很难迅速调查和解决争议。这反过来又导致那些只想得到答案的客户感到不满。
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加快生产信息流
TECHNO COLOR 的海量文件问题日益严重：每天，大约有 1,000 页纸被塞进活页夹并存放在各个部门。近几年的记录集中存放在巨大的墙壁系统中，而较旧的文件则存放在专用仓库空间的托盘上。这一切都是为了满足其行业对文件保留的法律要求。除了浪费空间之外，这种纸质档案还有另一个问题——员工查找单个记录所花费的搜索时间。即使是从事同一项目的员工也经常需要查找不同部门的交货单、合同、测试结果或测量协议。这时，通常会进行复印，以便将副本再次存放在某人的办公桌上。然而，这并不能保证他们找到的信息是最新的——例如是否与客户讨论了新细节，是否已经宣布了新零件，或者是否预计会召回。
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伊利诺伊州环境保护局
伊利诺伊州环境保护局 (IEPA) 在管理大量文件方面面临多项挑战。该机构需要一种高效的方式来存储、访问和分发各种文件，包括工程图纸、许可证、技术报告、样本数据、合规性文件、照片和检查。每月有数千份文件提交给 IEPA，主要用于许可证审查和检查。原始纸质文件和缩微胶卷都存放在总部办公室，因此全州各地的现场办公室员工无法查看文件。这就要求 IEPA 必须在办公室之间来回运送原始文件或保留副本。复印大幅面图纸和工程文件对 IEPA 来说成本高昂，因此它不得不将成本转嫁给私营企业。土地局的三个档案室除了大量的缩微胶卷记录外，还存放了 1.5 英里长的纸质文件。维护如此大量的记录会消耗人力资源、延长记录检索时间，并且由于复印和运送记录而导致文件完整性下降。满足《信息自由法》的要求并向社区、法律公司、环境顾问和关心此事的公民提供所需信息也是一项艰巨的任务。该机构可能会收到 500 份针对 1000 页文件的请求，这迫使他们投入大量时间和资源来满足这些请求。
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GE Capital Bank 利用 DocuWare 节省成本
GE Capital Bank 是波兰首屈一指的金融机构之一，其纸质文档管理系统面临挑战。该银行的消费贷款组合超过 10 亿美元，有数百名用户访问贷款文档。但是，纸质系统意味着同一文档不能同时由多人使用。检索过程非常耗时，从档案中调取的文档需要一天时间才能提供。这对客户服务和辩护部门来说尤其成问题，因为他们需要快速处理贷款请求和其他贷款相关事宜。
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美孚石油公司健康保险基金
美孚石油健康保险基金经历了快速增长，从 1999 年的 3,000 名会员增长到 2002 年的 500,000 多名会员。这一增长是由于法律的变更，该法律规定企业健康保险公司向外部会员开放。会员的快速涌入给员工、组织和 IT 基础设施带来了巨大挑战。纸张开始堆积如山，手动文件柜似乎无限制地增长。为了快速为会员提供答案并管理内部纸张洪流，保险基金决定在 2000 年实施文档管理系统。电子归档系统旨在为“员工而不是文件创造空间”并缩短归档和研究程序。
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轻松归档
服装公司 FALKE 自 1997 年以来一直在服务提供商的帮助下以数字方式存储其文档。然而，由于文档一周内都无法获取，客户查询不得不被搁置，因此这一流程效率不高。数据访问并不方便用户，也无法从工作站访问。因此，副本通常存储在部门和工作站本地档案中。FALKE 还在寻找一种可以随时间扩展的系统，允许分阶段连接国外销售公司，允许从各个部门的应用程序直接访问文档，并引入工作流程以优化文档处理时间。该公司每天生成一千张外发发票，仅纸质发票就足以填满整个文件。它们是从 COLD 数据打印出来的。除此之外，每天还有 50 份客户文档、每月 2,000 本分类账、每年 70,000 份账户清单，以及每年 50,000 份收款发票、20,000 份内部文档和 15,000 份用于信用转账或支票的付款文档。每年总计有 50 万份文件，保存期限长达 10 年。
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DocuWare 成功实现 196 独立学区招聘流程自动化
独立学区 196 是明尼苏达州罗斯蒙特的一所 K-12 公立学区，该学区在纸质招聘流程方面遇到了麻烦。该学区服务于超过 28,000 名学生，是该地区最大的雇主之一，由于需要人工审核和签出简历，因此面临着管理难题。校长和招聘主管必须亲自前往学区办公室审核申请，这既耗时又低效。此外，人力资源部门以纸质形式保存员工档案，这带来了安全风险，并且难以遵守政府和内部法规。
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Comelf AG 利用 DocuWare Cloud 简化采购流程
Comelf AG 是一家罗马尼亚技术组件、零件和机器制造商，该公司正努力应对大量文档，这些文档扰乱了他们的工作流程。采购、销售和技术部门负责管理这些文档中的大多数，这些文档每周都会在本地创建、复制、处理和存储。对于时间紧迫的流程，也会使用电子邮件。大量的文档对采购部门来说尤其令人困扰。如果某个部门比计划更早需要某种产品，这一请求将引发一系列不明确的采购流程。买家必须一页一页地搜索文档，然后再翻阅旧电子邮件。这个过程很漫长，浪费了员工的时间。后续的审批流程也并不简单：签名并不容易获得，尤其是当同事在办公室外工作时。小细节可能会破坏整个流程。
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鲑鱼公司：使用 DocuWare 简化运营
Salmon Companies 是美国邮政服务 (USPS) 的主要服务提供商，已从一家区域性运输公司发展成为拥有 1,500 辆卡车的全国性实体。尽管业务不断发展，但他们在管理业务生产力和运营成本方面仍面临挑战。他们的会计系统过时且效率低下，导致成本增加和员工生产力下降。该公司需要一种解决方案来自动化其会计系统、降低成本并提供快速、安全的存储和信息访问。此外，当 Salmon 收购一家使用 DocuWare 的公司时，两家公司必须合并其流程以满足政府要求。
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Carubba Collision 利用 DocuWare 简化会计流程
Carubba Collision 是纽约州北部的一家车身修理厂集团，正处于高速增长阶段，每年开设 4-6 家新店。这种快速扩张给公司的会计部门带来了挑战，该部门正在努力管理不断增加的发票和其他财务文件。该公司正在使用 PSIcapture 将发票传输到 QuickBooks 进行处理，但管理团队认为，通过实施 DocuWare 的工作流自动化功能可以实现平台之间更紧密的集成。
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TEPS 利用 DocuWare Cloud 实现会计工作流程数字化
Total Environmental & Power Systems, Inc. (TEPS) 是加利福尼亚州和内华达州的一家顶级电信承包商，其纸质会计工作流程面临挑战。该公司收到一位大客户的请求，要求提供其材料发票的电子副本，以便更好地了解材料费用。此外，TEPS 收到的近 90% 的发票都是数字发票，这使得纸质格式效率低下且过时。该公司需要一个支持移动设备、基于云且易于实施和维护的解决方案。
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On Point Custom Homes 实施 DocuWare Cloud 以确保数据安全和业务连续性
总部位于休斯顿的定制住宅建筑商 On Point Custom Homes 需要一种基于云的解决方案，让员工能够从施工现场远程访问数据并审查和批准发票。当公司的服务器和备份驱动器崩溃时，这种需求进一步加剧，迫使他们几个月内恢复使用纸质系统，同时研究最适合的数字解决方案。该公司需要一种移动就绪且提供安全性和灵活性的解决方案。
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瑞士金属制造公司利用 DocuWare Cloud 简化运营
这家金属制造公司以前将所有重要文件都存储在纸质文件夹中，这些文件有时会在不同部门多次归档。处理这些日益增多的纸张所需的空间以及每月仔细归档约 100 份订单所需的时间变得越来越成问题。该公司需要一种不会与公司其他软件解决方案产生接口问题的解决方案。
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联合家庭服务公司利用 DocuWare 实现运营转型
联合家庭服务中心 (UFS) 是阿肯色州的一家非营利组织，他们一直苦苦挣扎于使用纸质系统来管理其服务。文件管理和共享过程缓慢而繁琐，尤其是当客户搬家时，纸质文件必须手动转移到新办公地点。UFS 希望实施一个电子数据库，以便安全地访问和共享文档。推动这一变革的主要因素是成本和易用性。
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GSC Logistics 利用 DocuWare 提高合规性
GSC Logistics 是奥克兰港最大的卡车运输公司，由于严格的行业法规，该公司面临着挑战。卡车运输和航运行业受到严格监管，要求公司存储和管理大量文件。GSC 存档了与其合作的 200 多家业主运营商的驾驶日志、服务时间和日常车辆维护记录。该公司还需要存储季度卡车检查和登记文件、驾驶员的 DMV 记录、执照、申请以及医疗和车辆保险证明。为了确保符合联邦汽车运输安全管理局 (FMCSA) 的要求，GSC 需要一个系统来使他们能够识别哪些记录已存档以及哪些记录丢失。该解决方案还需要为加州公路巡逻队 (CHP) 审计提供信息。
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