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Carubba Collision 利用 DocuWare 简化会计流程

公司规模

Mid-size Company

地区

America

国家

United States

产品

DocuWare
QuickBooks
Outlook
PSIcapture

技术栈

Workflow Automation
Document Management
Email Integration

实施规模

Enterprise-wide Deployment

影响指标

Productivity Improvements
Cost Savings
Customer Satisfaction

技术

应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成
功能应用 - 企业资源规划系统 (ERP)

适用行业

汽车

服务

系统集成
培训

关于客户

Carubba Collision 是纽约州北部最大的车身修理厂集团。该公司成立于 1955 年，致力于帮助客户处理保险索赔并将车辆恢复到事故前的状态。Carubba Collision 一直处于高速增长阶段，每年开设 4-6 家新店。为了应对这种增长，该公司的首席财务官 Sean Penner 审查了 DocuWare 的功能，以确定 Carubba 最适合使用哪些功能。

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挑战

Carubba Collision 是纽约州北部的一家车身修理厂集团，正处于高速增长阶段，每年开设 4-6 家新店。这种快速扩张给公司的会计部门带来了挑战，该部门正在努力管理不断增加的发票和其他财务文件。该公司正在使用 PSIcapture 将发票传输到 QuickBooks 进行处理，但管理团队认为，通过实施 DocuWare 的工作流自动化功能可以实现平台之间更紧密的集成。

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解决方案

Carubba Collision 决定实施 DocuWare 的工作流自动化功能，以简化其会计流程。该公司将 DocuWare 与 QuickBooks 和 Outlook 集成，使会计人员能够通过电子邮件轻松发送、接收和上传文档。该公司还在 QuickBooks 中实施了“发票查询”按钮，会计人员可以直接在 DocuWare 中找到所需的发票。所有员工都接受了 DocuWare 使用方面的实践培训，这有助于提高员工的认同度并提高会计部门的效率。

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运营影响

The accounting staff was thrilled with the new work process because it eliminated tedious tasks like filing paper documents.
They can now research a question with a quick search in the electronic file cabinets and respond to customers or colleagues immediately, improving customer service.
Today, while the bulk of Carubba’s invoices still arrive in paper form, they are now scanned, automatically indexed and filed electronically – there are no more physical filing cabinets.
By giving management an audit tool to review and verify that an invoice has been processed correctly, DocuWare has improved both accuracy and employee accountability.

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数量效益

Eliminated a couple of hours per employee per week by getting rid of manual, paper processes.
Able to add more stores and grow the business without adding operational costs such as more staff in accounting.

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