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Sebald Cement 利用 DocuWare 实现行政流程数字化
Sebald Cement 是一家拥有约 100 名员工的公司，其行政流程面临挑战。多年来，该公司积累了大量文件，尤其是在行政部门，这些文件的数量几乎超出了其归档容量。该公司正在寻找一个功能强大且面向未来的文档管理系统 (DMS)，以数字化其基于纸张的行政流程。其目的不仅是减少中央档案馆的纸质和数字存储量，而且还要提高行政流程的效率和透明度。DMS 需要具有与各种系统集成的选项，例如 ERP 系统 Microsoft Dynamics 或会计程序 Varial Finanzwesen。
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主要区域雷克萨斯经销商
当经销商决定在附近社区扩建并建立另一家雷克萨斯经销店时，他们不想将任何物理空间专门用于存储记录。他们需要找到一个本地电子文档管理解决方案，该解决方案应与经销商管理软件 Reynolds & Reynolds 兼容，并允许他们过渡到无纸化流程。经销商希望完全拥有自己的数据，并将汽车销售文档（即交易封套、零件和精品店发票、维修订单和借用车记录）数字化。
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DocuWare 助力 Bremer Martinsclub 实现数字化转型
Bremer Martinsclub 是一家为残障人士提供全面服务的协会，由于发展迅速，该协会面临着诸多挑战。该组织正在处理越来越多的纸质文件，处理时间也越来越长。此外，为了使其支持结构更加方便残障人士，该组织还建立了多个分散的分支机构，这也增加了复杂性。该组织需要一个解决方案来数字化其业务流程、管理日益增长的纸质文件，并提供从任何位置的访问。他们正在寻找一个功能强大且可扩展的灵活文档管理系统，该系统可以无缝集成到他们现有的软件应用程序中，例如 Microsoft Access、Outlook 和 Sage 的会计解决方案。
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LGC 酒店
LGC Hospitality 是一家领先的酒店人力资源公司，其纸质申请和入职流程面临挑战。该公司每年处理超过 50,000 名申请人的文书工作，并为超过 24,000 名员工发放 W2 表格。每位员工都必须填写一份长达 54 页的申请表，并填写其他文书来设置工资单。申请表很长，并在多个地方要求提供相同的信息，这让候选人感到沮丧。LGC 员工不得不花费大量时间审查申请，以确保每个字段都已填写，并且每页都已签名。除了提取信息进行审计外，在内部管理、存储和共享这些信息也非常困难。
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蓬勃发展的汽车经销商改善了客户服务、效率和现金流
位于沃斯堡的 Moritz 是一家私营汽车经销商集团，他们在管理维修订单和其服务部门的补充文件方面面临挑战。该经销商必须遵守每个制造商的文件归档要求，包括何时使用日期和时间戳，以及何时需要使用墨水或数字签名。未能满足文件要求可能会导致制造商处以巨额罚款。此外，该经销商的员工流动率很高，这意味着他们将不断培训新员工使用该系统，因此易用性至关重要。
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Kim Transport Solutions：通过高效的文档管理加快发展速度
Kim Transport Solutions 是新加坡的一家运输服务提供商，其纸质文档的管理一直很困难。该公司每天要处理超过 60 份纸质文档，包括收据、发票、订单确认书、交货单、信用记录和打印的电子邮件。这些文档经常重复，导致存储系统混乱且效率低下。当客户对发票有疑问时，员工必须手动在纸质档案中搜索相关文档，扫描后发送给客户。这个过程既耗时又低效。
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社区所有权和托管：确保信息正确
Community Title & Escrow (CTE) 是一家产权保险公司，自 19 世纪初以来，该公司保存着阿肯色州东北部每笔土地交易的档案。该公司在研究房产所有权的手动过程中面临着挑战。文件按地理顺序编入“小册子”，指导员工找到编号的盒子或活页夹，以访问构成产权链的实物文件。随着 CTE 的发展和收购其他产权公司，手动维护所有这些记录变得非常困难。该公司需要一个解决方案，将所有信息数字化到一个可搜索的数据库中，以方便员工访问，消除容易出错的手动、手写流程，并加快产权保险工作流程，以快速满足客户的产权保险需求。
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HB Munters Group 利用 DocuWare 提高效率
HB Munters Group 是一家专门从事温度、湿度和气候控制系统的国际公司，其文档管理面临挑战。他们的纸质文档存储空间不足，而且很难找到单个文档。为了解决这个问题，他们在二十多年前开始将所有订单文档数字化。这最初带来了一些缓解，释放了办公空间，并使员工能够访问重要文档。然而，每个月必须手动索引数百份文档以供日后检索，这个过程既耗时又低效。2009 年，他们决定增强 ERP 系统，并重新审视对文档池和 DMS 的使用。
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怀俄明州的 Peterbilt 利用 DocuWare 简化运营
怀俄明州的 Peterbilt 是一家重型卡车和拖车经销商，该公司在手动处理与卡车销售、维修、服务订单和保修相关的数千份文档方面遇到了困难。该公司为来自五个地点的 5,000 名客户提供服务，经常在不同地点之间邮寄和通过联邦快递发送文档，导致邮资高昂。手动流程还导致检索重复订单的卡车规格时出现延迟，因为销售人员必须等待两到三天才能找到原始纸质文档，然后再通过联邦快递发送。该公司在高效传播信息（如客户发票和召回通知）方面也面临挑战。
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AquaPhoenix Scientific 利用 DocuWare 简化制造流程
AquaPhoenix Scientific 是一家领先的检测试剂和试剂制造商，其大部分业务都是通过定制订单产生的。每个检测试剂都有不同的标签规格和质量控制文档。该公司转向电子文档管理，以改善客户服务并轻松访问与任何订单相关的文档。他们每天发送数百份订单，并为每个订单存储 3 到 50 页的文档。挑战在于简化订单接收、生产、质量控制和开票流程，同时保持严格的质量控制流程。
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Almoayyed International Group 利用 DocuWare 简化运营
Almoayyed 国际集团是巴林一家领先的家族企业集团，其文档管理系统面临挑战。该公司拥有 30 多个业务部门和 1,700 名员工，结构复杂，每个业务部门都有自己的纸质归档系统。这导致文档存储冗余，外发发票经常打印多次。搜索文档也成为一项繁琐的任务，因为员工必须在具有不同归档方法的其他组织的远程档案中进行搜索。该公司需要一个数字文档管理系统 (DMS) 来简化其运营。
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10 Fitness 利用 DocuWare Cloud 简化客户沟通
10 Fitness 是一家拥有 13 家分店的小型健康健身馆，它迫切需要简化客户沟通。该公司拥有超过 57,000 名会员，收到大量关于会员资格修改和个人更新的请求。随着公司的发展，为客户提供更高效的文档处理流程的需求也在增长。该公司最初安装 DocuWare 是为了处理人力资源部的内部员工文档。在成功数字化超过 1,500 份扫描文档后，该公司开始寻找其他可以利用 DocuWare 进行创新的领域。下一个目标是会员沟通。以前，当客户需要更改会员资格时，他们必须亲自到健身房提出请求。这个过程繁琐、低效且难以追踪。
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CCP GmbH 利用 DocuWare Cloud 优化人力资源流程
CCP GmbH 是一家专门从事员工租赁、人员安置和咨询的德国公司，其纸质文档管理系统面临挑战。该公司必须处理大量纸质文件，包括临时就业机构的活动报告和账目，这些文件被不一致地归档并存储在文件和柜子中。由于法定保留期限为十年，因此必须租用额外的储藏室。该公司打算为所有分支机构建立一个共同的会计中心，这需要过渡到数字文档管理系统。目标是消除分支机构通过邮寄发送文件的需要，而是在现场扫描它们并将其归档到中央文档池中。
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DocuWare 助力 Klemens Ott 实现数字化转型
Klemens Ott 是一家成立于 1960 年的屋顶公司，其现有的文档管理流程面临挑战。该公司的文档需求大幅增加，而他们用于数字化文档的软件已达到极限。他们需要一个创新的文档管理系统 (DMS)，该系统不仅要通过其高功能性和可扩展性保证未来的安全性，还要得到管理层和施工现场屋顶工的高度认可。该公司正在寻找一种可以轻松集成到其现有 IT 基础设施中并提供高度适应性的解决方案。
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Jura：使用 DocuWare 简化文档管理
Jura 是一家专门生产高品质全自动咖啡机的瑞士公司，在英国拥有超过 38,000 名客户。该公司每年在英国支持大约 5,000 台机器，生成大量文档。每周，大约有 600 份服务文档（通常长达数页）被归档。英国办事处的 40 名员工需要在日常工作中定期访问这些文档。然而，在部署 DocuWare 之前，文档分散在公司的各个地方，一部分在纸质文件夹中，一部分在服务器上的电子文件夹结构中。这导致查找重要文档变得困难，有时有些文档根本找不到，促使公司寻求解决方案。
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Johanniter 紧急救援利用 DocuWare 简化行政流程
Johanniter Emergency Relief 是德国一家大型慈善组织，需要一种安全高效的方式来存储德国各地 20,000 多名全职员工和 36,000 名志愿者的人力资源文件。该组织还需要以防篡改和数字格式存储所有发票文件。挑战在于提供敏感文件的集中归档以及简单但受保护的访问。该组织还希望加快发票审批流程，由于组织办事处的地理分布，该流程进展缓慢。
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Konrad GmbH 利用 DocuWare 优化业务流程
Konrad GmbH 是一家在大慕尼黑运营的汽车专卖店，它面临着满足严格的法律要求的挑战，这些要求包括保留期限和不可更改的商业文件。该公司处于一个高度创新的行业，需要随时准备应对每天的新趋势和挑战。这不仅适用于为客户提供的备件和服务，也适用于公司的组织和管理。投资文档管理系统 (DMS) 的主要目的是确保公司能够满足这些法律要求。
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Leverdy 的文档管理系统实施
Leverdy 是德国五大报纸和杂志批发商之一，需要处理大量文件。该公司每天需要处理多达 30 万份、总共 5,600 种杂志的配送，因此需要大量的配送单 — 基本上每年有 1000 万页纸。此外，每周还要通过邮寄、电子邮件或传真向杂志经销商发送约 4,600 张零售发票、约 1,000 页后续配送单以及 4,000 至 5,000 页的连锁店集体发票（这些连锁店有多家分店）。周日的配送（公司单独处理）以及运输发票和未售出杂志的退货产生了更多需要存储的文件。总的来说，Leverdy 每年要分发约 1500 万份文件，其中大部分文件由 Phoenix 商品管理系统生成。批发商必须将所有文件保留十年以备税务之用，其客户服务部门也需要反复访问各种文件。
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AVANCE 将采购订单和资金跟踪数字化
AVANCE 是一家非营利组织，运营着约 30 家幼儿教育机构，其采购和资金跟踪流程面临挑战。该组织依赖纸质采购订单，这使得审批和采购流程缓慢而繁琐。纸质系统还难以实时跟踪和匹配正在进行的采购订单与相应的补助金。这是一个重大问题，因为 AVANCE 依赖各种启蒙补助金来购买儿童保育用品和其他必需品。缺乏实时数据意味着该组织无法准确、及时地了解补助金中剩余的可用资金。
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B&M Retail 利用 DocuWare 实现人力资源流程数字化
B&M Retail 是英国一家快速扩张的零售连锁店，但其人力资源流程过时且效率低下，难以应对。公司的发展速度超过了其管理人力资源任务的能力，尤其是在新员工入职方面。以前，新员工必须在每个分店填写并签署各种纸质文件，然后将其发送到总部，再手动将数据输入人事和会计系统。这个过程非常耗时，而且会推迟新员工的入职日期。人力资源团队也在寻求一种符合最新法律法规并动态处理审批流程的解决方案。
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BAE 管理部门利用 DocuWare 实现高效的文档管理
BAE Management 是一家总部位于德国的房地产开发和建筑公司，成立于 2017 年，其目标是最大限度地减少纸张使用并简化文档管理。他们寻求一种解决方案，使他们能够以结构化且易于访问的方式存储从发票到合同的所有类型的文档。该公司还希望避免备份自己数据的麻烦，因此倾向于使用基于云的解决方案。挑战在于找到一个可以轻松集成到其运营中的系统，提供自动索引以便快速归档，并支持各种工作流程以提高管理效率。
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Buffalo Rock 利用 DocuWare 简化文档处理
Buffalo Rock 是一家家族企业，成立于 1901 年，生产和装瓶各种软饮料，销往三个州的约 19,000 名客户。该公司拥有 14 个部门和 2,150 多名员工，还从 5,000 家供应商处采购产品。这项庞大的业务需要大量的文档处理和记录保存，这促使 Buffalo Rock 早在 1999 年就开始数字化。然而，文档影像和应付账款部门的某些关键任务仍然是手动的。该公司过去常常打印所有电子邮件，然后扫描它们以将其输入到他们以前的系统中。应付账款部门必须重新输入文档影像部门已经输入的所有内容。随着文档量的增加，手动处理也随之增加，影响生产力并造成延误。
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疫情期间 Airnautic 与 DocuWare 合作进行数字化转型
Airnautic 是一家在巴塞尔、日内瓦和苏黎世机场运营的公司，在巴塞尔还有一家办事处负责行政和会计工作，该公司在处理订单和发票时产生的文件数量不断增加，这令他们苦不堪言。该公司希望减少对纸张的依赖，提高流程效率。他们面临的挑战是为大量文件建立一个电子文件柜，其中包括运输单据、装货清单、海关出口申报单以及所有进出发票。该公司过去甚至不得不租用额外的办公空间来存储这些大量文件。
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EMOD Motors 利用 DocuWare 简化订单处理
EMOD Motors 是一家领先的电动机制造商，其文档管理面临挑战。该公司每天必须处理一千多份新文档，导致堆积如山的纸张。必须从 ERP 系统打印出文档，然后在各个部门之间传输。当规格发生变化时，通常需要很长时间才能找到相关文档。如果文档归档不正确，则很难追踪。该公司希望引入文档管理系统 (DMS) 来减少归档和搜索时间，提高流程透明度，并确保所有部门都能快速访问信息。
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Stanglmeier 利用 DocuWare Cloud 简化管理
Stanglmeier 是一家总部位于德国的旅游公司，其管理部门正忙于处理大量文书工作。每天收到多达 200 张应付帐单，发票核实所需的时间和精力非常巨大。供应商通过电子邮件发送的发票必须先打印出来，然后（像邮寄的发票一样）由各个地点的员工检查，然后才能发送到 Mainburg 总部，然后由管理层批准，然后由会计部门发布、付款和归档。当其众多地点之一需要特定发票时，搜索过程同样耗时。
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WSM Personal：使用 DocuWare 实现高效的人力资源流程
人力资源服务提供商 WSM Personal 的明确目标是精益和数字化管理流程。该公司从国外招聘员工，应聘者希望在前往各自国家之前拿到一份签署的雇佣合同。这需要数字签名流程。最初，WSM Personal 在自己开发的文件系统中以数字方式管理所有文档。然而，从任何地方快速访问文档的需求促使该公司寻找更强大的基于云的文档管理系统。
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ILB Group 利用 DocuWare Cloud 简化发票处理
比利时物流公司 ILB Group 每月要管理 1,000 多张供应商发票，这令该公司苦不堪言。该公司收到的文件格式各异，包括纸质文件、通过供应商门户下载的 PDF 文件以及电子邮件。所有无法实际获取的文件都会打印出来，与内部订单数据进行核对，最后才能获得批准。这一流程经常导致打印过程出现重叠，导致人们混淆哪些发票已经存在于纸质文件中。这导致了大量重复和重复处理。一些发票被忽略或丢失，导致供应商不愉快地询问或催款。该公司的总经理决定是时候开始寻找数字文档处理解决方案了。独立于 ERP 的解决方案至关重要，因为他们各自的国家公司使用不同的 IT 系统。
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奥克菲尔德镇文档管理系统的数字化转型
奥克菲尔德镇成立于 1842 年，当时采用手动方式归档和检索官方文件和记录。这种方法需要额外的物理空间，增加一个记录保留室的报价为 30 万美元。记录保存人员依靠高级理事会成员来指导他们确定某些文件可以在哪一天/月份/年份提交。这种基于人类记忆的系统既繁琐又过时，需要用现代数字系统来取代。
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Rotonda Group 利用 DocuWare 实现数字化转型
在引入文档管理系统 (DMS) 之前，Rotonda Group 严重依赖纸质流程和手工工作。该公司每年收到超过 120,000 张送货单，所有这些单据都由快递员每月收集并发送到总部一次。这导致了大量额外工作，并且经常导致发票审批和存储延迟和不一致。行政人员必须同时处理大量文件，这既低效又耗时。作为数字化转型的一部分，Rotonda 决定实施 DMS 来简化这些流程。
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Ewart-Ohlson 机械公司：数字化提高速度和效率
Ewart-Ohlson Machine Company 是一家精密机械加工公司，其文档管理系统面临挑战。该公司为各行业生产大型零件，必须按照 AS9100 法规存储多年来生产的每个精密零件的文档。这需要准确、安全地保存记录。但是，所有记录和纸质文件都必须手动分类并归档到物理位置。当质量控制或任何其他部门的员工需要在内部参考文档或响应客户请求时，搜索过程漫长而艰巨，成为必须克服的日益严重的障碍。
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