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保修管理解决方案助力成功

公司规模

SME

地区

America

国家

United States

产品

DocuWare
IniTrack

技术栈

Document Management System
Claims Processing Software

实施规模

Enterprise-wide Deployment

影响指标

Cost Savings
Productivity Improvements
Customer Satisfaction

技术

功能应用 - 企业资源规划系统 (ERP)

适用行业

汽车

适用功能

商业运营
销售与市场营销

用例

资产生命周期管理
租赁金融自动化

服务

系统集成
软件设计与工程服务

关于客户

Randy Shepard & Associates, Inc., (RS&A) 是一家专门为全国新车经销商处理保修索赔的公司。他们致力于帮助经销商应对复杂的保修管理。RS&A 通过审查每项索赔是否符合制造商要求、应用正确的代码、输入数据并确保向制造商提交每项索赔的相应文件来执行保修索赔处理。他们还负责纠正被拒绝的索赔并重新提交索赔，并为客户提供索赔付款确认。该公司总部位于美国纽约，拥有 165 多家客户，每天提交 800 至 1,300 份索赔，每份索赔的页数为 3 至 12 页。

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挑战

Randy Shepard & Associates, Inc., (RS&A) 专门为全国的新车经销商处理保修索赔。他们处理保修索赔的方式是审查每项索赔是否符合制造商要求、应用正确的代码、输入数据并确保每项索赔都向制造商提交适当的文件。他们还负责纠正被拒绝的索赔并重新提交索赔，并为客户提供索赔付款确认。但是，管理这些索赔非常耗时，尤其是如果需要验证前一天或前一周的文件时。随着业务的增长，RS&A 希望加快与处理纸质文件相关的业务流程，并更快、更轻松地以电子方式查找任何索赔。

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解决方案

RS&A 评估了多个系统，但最终选择实施 DocuWare，因为他们的授权 DocuWare 合作伙伴能够创建工作原型、提供卓越的技术支持，并将 RS&A 与另一位已成功定制和部署 DocuWare 的 DocuWare 客户联系起来。如今，大多数索赔都是以电子方式接收的。每份文件都被带入 IniTrack，并按经销商名称、制造商名称和索赔编号编制索引。注释被输入到文档上的电子层上。然后将注释信息输入经销商的计算机系统并发送给制造商进行付款。DocuWare 充当 IniTrack 的后端文档存储档案。当支持索赔文件到达时，可以轻松地将其添加到正在处理的索赔中。由于 DocuWare 的紧密集成，工作人员甚至不需要将 DocuWare 作为单独的程序打开，而是可以在熟悉的 IniTrack 程序中工作。

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运营影响

With DocuWare, RS&A can keep a copy of each claim but still make digital annotations on a separate layer; having the original available is very helpful when answering dealer or manufacturer requests.
DocuWare’s tracking features allow RS&A to see who worked on each claim and allows them to go back to the staff member who originally worked on a claim when answering questions.
Claims are able to be processed more efficiently because handwritten notes are no longer used and the electronic workflow ensures nothing is lost.
Adding DocuWare to RS&A’s IT system allows the company and its dealers to eliminate document shipping costs.
The transparent nature of the system helps ensure that each claim is submitted to the manufacturer within 24-48 hours, which in most cases results in claims being paid the following day.

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数量效益

Received a ROI within one year
Company-wide efficiency increase
Reduced paper use from 2,400 reams a year to 100 reams a year
Added three new workstations by removing filing cabinets and gaining valuable office space
Successfully manages more than 1 million documents and growing

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