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Mercury Air Group 的 MercFuel 利用 DocuWare 简化会计流程

公司规模

Large Corporate

地区

America

国家

United States

产品

DocuWare
MAS 500
Solar
ABBYY

技术栈

实施规模

Enterprise-wide Deployment

影响指标

Productivity Improvements
Cost Savings

技术

应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成

适用行业

航天

用例

供应链可见性(SCV)
库存管理

服务

系统集成

关于客户

Mercury Air Group 的 MercFuel 是一家位于洛杉矶的分公司，为国际和美国商业航空公司、通用航空和美国政府提供航空燃油、航空货运服务、运输和支持服务。该公司每年为飞机和机场加油站购买和转售超过 4 亿加仑的航空燃油。该公司拥有超过 1,000 家第三方燃油供应商网络，每月处理超过 12,000 张发票。该公司在加利福尼亚州、内华达州和德克萨斯州设有多个办事处。

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挑战

Mercury Air Group 的 MercFuel 是位于洛杉矶的一家分部，提供喷气燃料、航空货运服务、运输和支持服务，其会计流程面临挑战。该公司每年为飞机和机场加油站购买和转售超过 4 亿加仑的喷气燃料。凭借超过 1,000 家第三方燃料供应商的网络，该组织每月处理超过 12,000 张发票。转向数字系统的决定源于对更精简的核心业务流程的需求。会计交易可能变得非常复杂 - 例如，一张燃油票可以在多个供应商之间生成多张应付和应收发票。MercFuel 可能必须等待从其所有供应商处获得发票，然后才能向自己的客户开具发票。

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解决方案

MercFuel 将 DocuWare 与其两个会计系统集成，创建了一个用于会计信息和文档的关键任务解决方案。DocuWare 为他们的流程带来的价值在于，它不仅存储在结算周期各个阶段收到的所有类型的文档，而且还与 MercFuel 现有的会计软件 MAS 500 以及其内部燃料销售处理软件 Solar 无缝集成。加油交易详细信息（例如位置、加仑数和日期）通过 Solar 从机场加油站直接以电子方式传输到公司的会计程序中。为了帮助会计团队快速回答有关这些发票的问题，数据还以电子方式打印为 PDF 文件并自动存储在 DocuWare 中。收到其他应付发票时会进行扫描，索引术语会被 ABBYY 软件自动“读取”。DocuWare 和 MAS 500 也紧密集成，因此 MAS 500 中的更新会自动反映在 DocuWare 索引字段中，使系统保持同步。

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运营影响

With DocuWare in place and supporting documentation available within seconds, MercFuel is now able to bill their customers six days faster, increasing cash flow.
Whether an invoice is a receivable or payable or if it originated in the California, Nevada or Texas office, any staff member can look up the status in seconds.
Accounts payable invoices are approved using DocuWare’s electronic stamp feature, ensuring nothing is lost or delayed.
With hundreds of users in multiple locations, the system became crucial to the staff after just two weeks of use because of the new efficiencies in document retrieval and approval processes.
DocuWare use has expanded from their Los Angeles location to Houston and Atlanta and has also expanded to six other divisions.

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数量效益